Chấm công bằng phần mềm để ghi nhận thời gian làm việc của nhân sự là cách thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng, nhưng cách cài đặt phần mềm chấm công như thế nào cho đơn giản và hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này
1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công tốt nhất thị trường Việt Nam hiện na
a. Sản phẩm được phát triển bởi người Việt
Đây là tiêu chí cần thiết đối với một doanh nghiệp Việt, bởi họ sẽ hiểu rõ nhu cầu, tâm lý, thói quen, sở thích, hành vi,… của người Việt – để sẽ phát triển một phần mềm phù hợp với những yếu tố đó, đảm bảo tính hiệu quả, thân thiện, dễ sử dụng.
b. Tính chính xác
Doanh nghiệp cần lựa chọn những phần mềm chấm công có tính chính xác cao: số liệu không bị sai lệch, không dễ “hack” công, quản lý công chặt chẽ,… để đảm bảo tính công bằng cho toàn bộ nhân sự và tránh thất thoát cho doanh nghiệp.
c. Chi phí
Đối với bất cứ doanh nghiệp nào – dù lớn hay bé – thì tiết kiệm luôn là yếu tố được ưu tiên. Bởi vậy, khi lựa chọn phần mềm chấm công thì nên chú trọng đến vấn đề chi phí để tránh lãng phí cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nhìn chung so với chấm công bằng vân tay, thì sử dụng phần mềm chấm công sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều, đặc biệt trong thời điểm set-up doanh nghiệp, bởi không phải đầu tư chi phí ban đầu, không có phí bảo hành, bảo dưỡng,…
d. Tính tiện lợi
Đây là tiêu chí cần, tốt nhất các doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm có thể “check-in” bằng điện thoại cá nhân, để nhân sự có thể chủ động chấm công mọi lúc mọi nơi mà không phải có mặt tại văn phòng.
Tiêu chí này đặc biệt cần thiết đối với những doanh nghiệp mà nhân sự thường xuyên phải di chuyển như đi gặp khách hàng, đi công tác, đi công trình,…; hạn chế được thủ tục hành chính rườm rà khi phải thực hiện chấm công bổ sung bằng giấy tờ phức tạp và rất dễ thất lạc.
e. Tính năng
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn các loại phần mềm đa dạng hình thức chấm công như: quét mã QR, Face AI, GPS, wifi,… để phù hợp với tính chất công việc của nhiều phòng ban, đồng thời hạn chế tối đa yếu tố gian lận trong quá trình chấm công.
f. Dùng thử miễn phí
Nên lựa chọn phần mềm cho phép được dùng thử miễn phí từ 1-3 tháng, để các doanh nghiệp cân nhắc về tính hiệu quả, về yếu tố phù hợp, về các tính năng mà doanh nghiệp mình cần. Từ đó, có cái nhìn khách quan nhất để đưa ra quyết định là có nên đầu tư để mua bản có phí hay không. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp với quy mô, tính chất của doanh nghiệp mình nhất.
2. Cách cài đặt phần mềm chấm công đơn giản và hiệu quả
a. Lựa chọn phần mềm chấm công hiệu quả
Đầu tiên, cần phải lựa chọn được phần mềm chấm công hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp của bạn, dựa trên những tiêu chí ở phần 1.
Trong khuôn khổ bài viết này, xin gợi ý cho các doanh nghiệp phần mềm chấm công ACheckin, hội tụ đầy đủ các tiêu chí cần thiết của một phần mềm chấm công hiệu quả, hiện đại.
ACheckin được phát triển bởi đội ngũ người Việt và là phần mềm được các doanh nghiệp Việt cực ưa chuộng, bởi không chỉ hỗ trợ tích cực trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân sự một cách chính xác, tiện lợi; mà phần mềm này còn có thể kết nối với phần mềm tính lương để đơn giản hóa khâu công – lương cho doanh nghiệp.
b. Lựa chọn phương thức chấm công phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, phòng ban
Ví dụ phần mềm chấm công ACheckin tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau như quét mã QR, Face AI, GPS, wifi,… Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn một hình thức chấm công để đồng nhất và dễ vận hành.
Tuy nhiên, đối với những phòng ban có tính chất công việc khác biệt như bộ phận kinh doanh thường xuyên phải ra ngoài gặp khách hàng, thì có thể áp dụng một hình thức chấm công riêng, nhưng vẫn đảm bảo được yếu tố chính xác và tiện lợi.
c. Cài đặt phần mềm chấm công
Thông thường những phần mềm chấm công được cung cấp bởi các đơn vị uy tín rất dễ để cài đặt. Doanh nghiệp/nhân sự chỉ cần lên Appstore/Google Play hoặc tải từ link được cung cấp là đã có thể download về máy.
Ví dụ với phần mềm ACheckin, khách hàng chỉ cần tải ứng dụng chấm công trên iOS hoặc Android tùy theo hệ điều hành của thiết bị bằng một trong hai cách sau:
Cách 1: Truy cập vào trang https://acheckin.vn/download
Cách 2: Truy cập kho tải ứng dụng Appstore hoặc Google Play trên thiết bị, nhập từ khóa ACheckin và tải phần mềm về máy.
Sau khi tải về phần mềm thành công, các nhà quản lý cần thiết lập và cài đặt ứng dụng trước khi nhân viên có thể sử dụng phần mềm này.
Lưu ý khi cài đặt phần mềm chấm công là nên lựa chọn đúng phần mềm để tải hoặc sử dụng link tải đáng tin cậy. Phòng trường hợp tải nhầm app của nhà cung cấp khác hoặc bản chưa hoàn thiện, ảnh hưởng đến quá trình trải nghiệm của doanh nghiệp, ảnh hưởng uy tín của nhà cung cấp.
d. Làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp
Thông thường, nhà cung cấp phần mềm nào khi bán phần mềm cho doanh nghiệp đều sẽ có một đội ngũ kỹ thuật viên hướng dẫn đầy đủ cách cài đặt, quy trình, nghiệp vụ, cách vận hành phần mềm,…
Ở một vài nhà cung cấp uy tín như ACheckin, đội ngũ kỹ thuật viên này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp set-up phần mềm từ a-z và hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể cho nhân sự phụ trách để họ có thể nắm được và tự mình hiểu cách cài đặt phần mềm chấm công. Trong quá trình hoạt động, có phát sinh vấn đề, kỹ thuật viên ACheckin sẽ kết hợp với nhân sự phía doanh nghiệp xử lý triệt để.
e. Sử dụng phần mềm để vận hành doanh nghiệp
Sau khi hoàn thành những công đoạn phía trên là doanh nghiệp của bạn đã có thể vận hành quản lý thời gian làm việc của nhân sự bằng phần mềm rồi. Trong thời gian sử dụng phần mềm, nếu có bất kỳ vấn đề gì hoặc chưa rõ về phần mềm, bạn có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được giải quyết.
f. Update phiên bản mới của phần mềm thường xuyên
Để phần mềm hoạt động tốt hơn và cập nhật những tính năng mới thì cần chú ý thường xuyên phải cập nhật phiên bản mới của phần mềm. Những phiên bản mới có thể là cập nhật tính năng mới hoặc sửa lỗi của những phiên bản cũ, nên doanh nghiệp rất cần phải lưu tâm đến chi tiết này.
Thông thường, đội ngũ chăm sóc khách hàng của ACheckin sẽ có mail hoặc popup thông báo đến khách hàng của họ, thậm chí có thể gọi điện thông báo và nhắc khách hàng cập nhật phiên bản mới của phần mềm – hạn chế tối đa khả năng “quên” cho doanh nghiệp.
Để tìm hiểu thêm về cách cài đặt phần mềm chấm công và dùng thử Miễn Phí ACheckin, vui lòng tìm hiểu thêm tại đây hoặc gọi hotline 0888684366 để được tư vấn.
