Quản lý nhân sự luôn là một trong những vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm và đặt lên hàng đầu. Nếu việc quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến những hậu quả không lường như giảm năng suất, nhân tài rời đi ảnh hưởng trực tiếp tới việc kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công dụng, những ưu điểm của bảng chấm công để áp dụng thực tế vào doanh nghiệp.
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là biểu mẫu (dạng excel) mà doanh nghiệp dùng để quản lý số ngày công thực tế mà nhân viên đã làm việc trong suốt một tháng. Đây là số liệu căn cứ cho việc tính lương với từng nhân viên một cách đầy đủ và chính xác nhất. Bảng chấm công thường được thực hiện bởi phần mềm Microsoft Excel trên máy tính hoặc những phần mềm chấm công chuyên dụng khác có trả phí.
2. Ứng dụng bảng chấm công trong việc quản lý nhân sự
Hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam đều đưa bảng chấm công vào việc quản lý nhân sự. Vậy cùng xem ứng dụng của bảng chấm công trong việc quản lý nhân sự sẽ giúp ích gì nhé.
a. Tại sao nên sử dụng bảng chấm công ?
Phòng nhân sự của doanh nghiệp sẽ thống kê và tổng hợp lại tất cả dữ liệu chấm công của nhân viên trong tháng đó, sau đó họ sẽ chuyển tài liệu cho bộ phận kế toán để lập bảng lương, thưởng cần chi trả cho nhân viên. Bảng chấm công sẽ giúp việc tính toán này nhanh chóng và chính xác hơn tránh gây phiền toái cho quản lý và nhân viên.
Ngoài ra nó còn giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên con người. Bảng ghi nhận dữ liệu công sẽ cho biết thời gian làm việc của nhân viên từ đó hiểu rõ hơn về nhân viên và là căn cứ khen thưởng cuối năm cho nhân viên.
b. Lợi ích khi sử dụng bảng chấm công
- Bảng chấm công giúp biết cách sử dụng thời gian của nhân viên
Bạn sẽ biết chính xác thời gian họ làm việc. Bảng chấm công giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên được hiệu quả hơn. Theo một số thống kê nghiên cứu: Hiện nay, việc theo dõi bảng công tại doanh nghiệp đang có đến 50% chưa phát hiêụ quả và phản ánh đúng thực tế chấm công tại doanh nghiệp. Phần lớn nội bộ doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hình thức chấm công thủ công qua Excel hay phần mềm chấm công miễn phí dẫn tới tính trạng, trong giờ làm nhân viên ra ngoài, nhân viên đi muộn không được phản ánh vào bảng công.
Do vậy, có được bảng công chính xác sẽ là rất hữu ích để đánh giá năng suất làm việc, thời gian làm việc của nhân viên
- Tính toán lương và các khoản phụ cấp
Bảng chấm công theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên từ đó làm căn cứ chính xác nhất để trả lương, thưởng cho nhân viên.
- Quản lý nghỉ phép và ngày nghỉ
Dễ dàng theo dõi ngày nghỉ của nhân viên để tính toán trả lương phù hợp, chính xác nhất.
- Xây dựng báo cáo và thống kê
Các ứng dụng bảng chấm công cung cấp các báo cáo và thống kê về thời gian làm việc của nhân viên, giúp cho việc quản lí nhân sự trở nên dễ dàng hơn.
c. Xây dựng bảng chấm công sao cho hiệu quả nhất
- Thiết lập một hệ thống chấm công rõ ràng
Điều này bao gồm việc xác định thời gian làm việc và các quy tắc vắng mặt, đặt cọc, nghỉ phép và các quy định khác liên quan đến thời gian làm việc. Các quy tắc này nên được thông báo rõ ràng cho tất cả nhân viên và được thực thi một cách công bằng.
- Kiểm tra và sửa lỗi thường xuyên
Thường xuyên kiểm tra bảng chấm công để phát hiện và sửa chữa các sai sót trong thời gian đúng hạn. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của bảng công và tránh các tranh chấp liên quan đến lương và thời gian làm việc.
- Sử dụng phần mềm chấm công thông minh
Sử dụng phần mềm chấm công sẽ đảm bảo tính chính xác của bảng chấm công, giảm thất thoát giờ làm việc và tối ưu cách chấm công thủ công hiệu quả nhất. Hãy tưởng tượng, bạn chấm công thủ công, hằng ngày bạn đến từng phòng ban điểm danh nhân sự, hay như sử dụng phần mềm chấm công miễn phí thường xuyên có lỗi, bạn sẽ trao đổi với nhân viên để khôi phục chấm công, thêm nhiều giấy tờ quy định khi đi ra ngoài. Những việc này sẽ gây ra thất thoát lớn về số giờ làm việc, vận hành không trơn tru.
Do đó sử dụng phần mềm chấm công thông minh sẽ giúp đưa báo cáo bảng chấm công chính xác và đảm bảo tính công bằng cho nhân sự nhất. Phần mềm chấm công cũng sẽ giúp tự động tính lương và các khoản phụ cấp khác, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Xây dựng một hệ thống kiểm tra giám sát
Kiểm tra bảng chấm công thường xuyên là một cách để giám sát hiệu quả của hệ thống chấm công. Nếu có vấn đề liên quan đến việc chấm công, bạn nên đối thoại với nhân viên và xác định nguyên nhân để sửa đổi các quy tắc chấm công cần thiết.
Xem thêm:
- Hướng dẫn 4 bước làm bảng chấm công đơn giản dễ hiểu nhất
- TOP 5 ứng dụng chấm công cá nhân miễn phí trên điện thoại
3. Các loại bảng chấm công mới nhất cho doanh nghiệp
- Bảng chấm công toàn thời gian: Đây là mẫu bảng chấm công có cấu trúc đơn giản nhất. Với loại bảng chấm công này yêu cầu nhân viên cần đi làm 8 tiếng/ ngày và 40-44 tiếng/tuần.
- Bảng chấm công bán thời gian: Bảng chấm công nhân viên bán thời gian hỗ trợ bộ phận HR theo dõi quá trình làm việc của nhóm nhân viên không có mặt trên công ty theo giờ hành chính. Nhóm nhân viên này sẽ có chế độ phúc lợi, đãi ngộ linh hoạt hơn so với nhân viên toàn thời gian, với cách tính riêng biệt tùy theo tính chất công việc.
- Bảng chấm công linh hoạt: Cho phép nhân viên làm việc theo thời gian linh hoạt, trong giờ làm việc linh hoạt hoặc làm việc từ xa. Tính toán chi tiết giờ làm và tổng các khoản lương của nhân viên dựa trên thời gian làm việc.
Tải xuống mẫu bảng chấm công mới và dễ dùng nhất ngay tại đây.
