7 bước giúp doanh nghiệp thích nghi với xu hướng làm việc từ xa

Chuyên mục

Trong vài năm gần đây, thế giới đã bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch COVID-19, mọi công việc, hoạt động đều bị dừng lại do chính sách “giãn cách xã hội”. Tuy nhiên, trong thời gian này, công việc kinh doanh vẫn phải tiếp tục, vì vậy xu hướng “làm việc từ xa” – “remote working” bắt đầu bùng nổ. Đến hiện nay, khi chúng ta đã kiểm soát được dịch bệnh, cuộc sống quay trở lại bình thường nhưng vẫn rất nhiều người thích hình thức làm việc tại nhà này.

Thực trạng xu hướng làm việc từ xa

Trước đây, làm việc từ xa hay sắp xếp công việc linh hoạt với lịch trình cá nhân là đặc quyền chỉ dành cho những nhân viên xuất sắc hoặc cán bộ cấp cao. Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều muốn nhân viên làm việc tại văn phòng và theo lịch trình cố định.

7 bước thích nghi với xu hướng làm việc từ xa

“Sự linh hoạt là điều ai cũng mong muốn”

Các nhà quản lý và lãnh đạo cho rằng làm việc tại văn phòng sẽ thúc đẩy sự hợp tác, học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm của nhau. Vậy, năng suất sẽ thay đổi thế nào nếu không làm việc cùng nhau? Làm thế nào để kiếm soát và quản lý những nhân viên không làm việc tại văn phòng?

Đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi mọi thứ, văn phòng nhanh chóng phải đóng cửa và hàng triệu nhân viên bắt đầu làm việc tại nhà. Câu hỏi được đặt ra là: năng suất có bị ảnh hưởng không? Trên thực tế, mô hình làm việc linh hoạt mới này đã tăng năng suất làm việc, thậm chí là sáng tạo và đổi mới còn phát triển mạnh mẽ hơn so với làm việc tại văn phòng.

Ngày nay, nhiều người rất yêu thích sự độc lập và thoải mái khi làm việc tại nhà. Vì vậy, hoạt động tuyển dụng đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Đọc thêm: Xu hướng làm việc từ xa hiện nay: Phong trào hay xu thế?

Đổi mới cách thức đo lường năng suất làm việc

Có rất nhiều cách để đo lường hiệu suất trong quá khứ nhưng chưa thực sự hiệu quả. Đặc biệt, nhiều phương pháp truyền thống hoàn toàn không có tác dụng trong thời gian chưa kiểm soát được dịch Covid-19.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể kiểm soát mọi thứ bằng cách ghi nhận có bao nhiêu nhân viên đi làm mỗi ngày. Điều đó sẽ dễ dàng khi lực lượng lao động đến cùng một địa điểm vào mỗi ngày, nhưng không thể khi hầu hết nhân viên làm việc tại nhà.

“Chúng ta đang ở trong một thị trường rất cạnh tranh về nhân tài. Nếu thực hiện đúng, chúng tôi tin rằng tính linh hoạt có thể là một điểm khác biệt thực sự.”

(Helena Gottschling, giám đốc nhân sự, Ngân hàng Hoàng gia Canada)

Quản lý hiệu suất bằng cách theo dõi, giám sát trực tiếp sẽ không còn hiệu quả nếu mỗi nhân viên làm việc ở những thành phố khác nhau. Ngày nay, với công nghệ hiện đại và phát triển, mọi hoạt động đều có thể diễn ra trên các nền tảng trực tuyến. Vì vậy, không nhất định phải ngồi tại văn phòng, chúng ta mới có thể kiểm tra được tiến độ cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.

7 bước giúp doanh nghiệp thích nghi với xu hướng làm việc từ xa

Tính linh hoạt là một điều lý tưởng với doanh nghiệp và tổ chức nhưng để chuyển đổi toàn diện thì không phải là điều dễ dàng.

xu hướng làm việc từ xa

“Giờ đây, nơi làm việc sẽ là bất cứ nơi nào có công việc và tuần làm việc sẽ là bất cứ khi nào, tùy thuộc vào lịch trình cá nhân của mỗi người.”

Trước khi bắt tay vào việc thích nghi này, các nhà lãnh đạo cần thống nhất với nhau về lộ trình mà họ sẽ đi theo. Dưới đây là 7 bước có thể giúp tổ chức của bạn thích nghi thành công với xu hướng tất yếu này:

1. Hoạt động theo một hệ thống nguyên tắc

Các công ty cần một bộ nguyên tắc làm việc để hướng dẫn nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả nhất.

“Quá trình tạo ra các nguyên tắc và mục đích làm việc linh hoạt của bạn ở cấp lãnh đạo… là cách bạn sẽ bắt đầu đạt được sự hiểu biết và liên kết cần thiết để thúc đẩy sự thay đổi trong toàn bộ tổ chức về cách mọi người làm việc cùng nhau.”

Việc báo cáo lịch trình và địa điểm làm việc có thể hơi phức tạp và khó kiểm soát. Có một số nguyên tắc khi áp dụng vào thực tế đã được chứng minh là có hiệu quả. Bạn có thể tham khảo những tips sau:

  • Biến “quyền tự chủ ở cấp độ nhóm” thành khẩu hiệu linh hoạt của bạn – Cung cấp quyền truy cập vào lịch trình linh hoạt cho mọi người và thử các cách tiếp cận khác nhau. Sau đó, bạn cần thích nghi và học hỏi từ những sai lầm của mình.
  • Các công ty có thể linh hoạt theo nhiều cách khác nhau, sao cho phù hợp với văn hóa và con người – Đừng giới hạn tính linh hoạt của công ty chỉ ở vấn đề làm việc từ xa.
  • Mỗi bộ phận nên có những kế hoạch linh hoạt khác nhau, không nên chỉ áp dụng một chính sách hay một bộ nguyên tắc duy nhất cho toàn bộ công ty.
  • Thiết lập và duy trì sự công bằng – Khi quy trình công việc và dự án đã đi vào ổn định, hãy mở rộng sự cộng tác cho tất cả nhân viên mọi lúc, mọi nơi.
  • Ưu tiên việc sử dụng kỹ thuật – công nghệ – Điều này sẽ giúp bạn trong khi xây dựng các chính sách cũng như nhiều sáng kiến khác.
  • Tính linh hoạt của bạn đòi hỏi phải có những mục tiêu lớn hơn – Giữ cho nhân viên của bạn vui vẻ, có tâm lý thoải mái là điều cốt yếu. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng lịch trình linh hoạt được xây dựng hợp lý cũng sẽ thúc đẩy lợi nhuận của bạn.

2. Thiết lập các hướng dẫn hành vi để đảm bảo tính linh hoạt tối đa cho nhân viên

Mặc dù các nguyên tắc cốt lõi rất quan trọng, nhưng các công ty cũng phải xây dựng các hướng dẫn hành vi cho nhân viên tại nơi làm việc. Điều này để tạo ra một môi trường có thể đảm bảo tất cả mọi người được áp dụng các nguyên tắc một cách công bằng.

“Thay đổi hành vi và nhận thức đã trở thành thói quen từ lâu là điều không đơn giản.”

Ví dụ, Slack có một quy tắc để thúc đẩy chính sách “one dials in, all dial in”. Điều này có nghĩa là tất cả nhân viên phải tham gia vào cuộc gọi từ xa của nhóm, ngay cả khi họ gọi từ số máy bàn làm việc trong văn phòng.

Vì vậy, các tổ chức nên tránh “sự linh hoạt giả tạo”, chẳng hạn như công bố các chính sách có vẻ linh hoạt nhưng không thực sự linh hoạt và không thúc đẩy quyền tự chủ của nhân viên.

3. Không áp dụng một chính sách làm việc từ xa cho toàn bộ nhân viên. 

Các tổ chức không nên tùy tiện ban hành các chỉ thị hay mệnh lệnh từ trên xuống.

Khái niệm “từ trên xuống” không liên quan gì đến tính linh hoạt. Bạn nên thu thập thông tin đầu vào từ mọi người trong nhóm để có thể sắp xếp công việc cũng như thời gian phù hợp nhất với từng thành viên. Doanh nghiệp cũng nên đảm bảo có sẵn sự cộng tác linh hoạt giữa nhân viên có kinh nghiệm và nhân viên mới tuyển dụng.

Phương tiện tốt nhất để lập kế hoạch linh hoạt là “thỏa thuận cấp nhóm” – “Team-level agreement” (TLA). Tài liệu lập kế hoạch này xây dựng lòng tin và mang lại sự linh hoạt, luôn giữ liên lạc với từng thành viên trong nhóm về lịch trình, các cuộc họp, trách nhiệm, tiến độ,…

4. Thử nghiệm chính sách, lịch trình làm việc từ xa và linh hoạt

Sự linh hoạt trong cách thức làm việc còn khá mới mẻ với nhiều tổ chức nên không tránh khỏi những hiểu lầm. Tuy nhiên, chúng ta chỉ có thể hạn chế những sai sót chứ không thể loại bỏ hoàn toàn. Vì vậy, không còn cách nào khác là hãy thử nghiệm để thấy kế hoạch cũng như chính sách của bạn có hiệu quả hay không.

Hãy thử cách tiếp cận khác nhau để xem cách nào tối ưu nhất. Xác định các ưu và nhược điểm của những chính sách đó rồi thu thập các dữ liệu quan trọng để đánh giá kết quả chính xác nhất.

5. Tạo văn hóa kết nối online (virtual connection)

Các công ty có thể tạo ra những không gian ảo lấp lánh để lôi kéo nhân viên mới gia nhập. Nếu được xử lý đúng cách, không gian ảo của bạn có thể nuôi dưỡng một nền văn hóa kết nối mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Nghiên cứu chỉ ra rằng nhiều lợi ích bắt nguồn từ cảm giác kết nối, bao gồm nhận thức, sức khỏe thể chất tốt hơn và cải thiện đời sống tinh thần.

7 bước thích nghi với xu hướng làm việc từ xa (1)

Mặc dù có những thái độ và niềm tin phổ biến (sai lầm), không gian làm việc ảo và sự linh hoạt, tính chủ động giúp cải thiện cảm giác “kết nối và thuộc về một nơi nào đó” của nhân viên.

Nghiên cứu chỉ ra rằng những nhân viên được hưởng lợi từ “sự linh hoạt về thời gian” sẽ có cảm giác thân thuộc mạnh mẽ và tăng sự hài lòng trong công việc. Trong khi, mọi người thường cho rằng làm việc cùng nhau khơi dậy sự sáng tạo của nhau. Trên thực tế, không gian mà mọi người làm việc hầu như không liên quan gì đến mức độ sáng tạo của họ.

6. Nâng cao kỹ năng quản lý nhân viên làm việc từ xa

Việc thay đổi hình thức làm việc từ “offline” sang “online” đã bộc lộ những nhà quản lý yếu kém, những người không có kỹ năng mềm để đối phó với sự thay đổi.

“Không ai biết chắc điều gì sẽ xảy ra trong tương lai. Vì vậy, bạn cần học cách sẵn sàng đương đầu với những thách thức và tìm cách thích nghi với chúng.”

Để hạn chế vấn đề này, các công ty phải nỗ lực cải thiện kỹ năng của các nhà quản lý. Ví dụ: Slack đã khởi xướng chương trình “đào tạo Base Camp” cho các nhà quản lý của mình. Chọn những người có danh tiếng lãnh đạo, đã đạt được nhiều sự yêu mến của nhân viên để mọi người đều muốn tham gia.

Những người quản lý lý tưởng không phải là người gác cổng hay theo dõi đồng hồ. Thay vào đó, họ nên được trang bị kiến thức, kỹ năng để dẫn dắt nhân viên của mình bằng sự đồng cảm. Nhà lãnh đạo đích thực tạo niềm tin cho nhân viên cho dù họ làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa.

7. Tránh “vòng lặp doom”, áp dụng “vòng lặp boom”

“Vòng lặp doom” là thuật ngữ dùng trong kinh tế, được hiểu là một chu kỳ hoặc vòng lặp tiêu cực, tồi tệ. Bên cạnh đó, “vòng lặp boom” được nhắc tới là một chu kỳ bùng nổ.

Nếu các tổ chức hoặc doanh nghiệp tiếp tục công việc giám sát nhân viên bằng những cách truyền thống, rất có thể họ sẽ trở thành nạn nhân của “vòng lặp doom”. Điều đó là vô nghĩa và tốn thời gian và nó cũng không giúp công ty tăng năng suất làm việc của nhân viên, thậm chí gây ra tác động tiêu cực như: giảm lòng tin, chống đối,…

Các công ty nên thể hiện sự tin tưởng của họ đối với nhân viên của họ chứ không phải theo dõi họ từng phút từng giây. Hãy đối xử thẳng thắn với nhân viên và nêu chi tiết các mục tiêu được chia sẻ cũng như sẵn sàng hỗ trợ khi họ cần. Đây là “vòng lặp boom”, trái ngược với “vòng lặp doom” đáng sợ.

Theo dõi tiến độ làm việc thay vì hoạt động công việc của nhân viên

Hãy theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên để đo lường các mục tiêu và hiệu quả của dự án. Các công ty có thể sử dụng hệ thống ma trận RACI để gán trách nhiệm cho nhân viên của mình

  • Responsible: Trách nhiệm thực thi
  • Accountable: Trách nhiệm giải trình
  • Be Consulted: Tham vấn
  • Informed: Thông báo

“Mặc dù tính linh hoạt không phải luôn luôn hiệu quả cho mọi vấn đề tại nơi làm việc, nhưng đó là một bước quan trọng và đúng hướng nếu được thực hiện đúng.”

Liên tục giám sát nhân viên làm họ giảm tinh thần vì rõ ràng không ai thích bị theo dõi. Nghiên cứu chỉ ra rằng “50% nhân viên được giám sát nghiêm ngặt” cảm thấy lo lắng nhiều hơn đáng kể so với 7% nhân viên không bị giám sát thường xuyên.

Các chính sách linh hoạt khuyến khích năng suất và sự hợp tác đổi mới, cũng như nuôi dưỡng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Hasley Doan
Hasley Doan
Hasley là Content Writer & Chuyên viên Nghiên cứu Quản trị Nhân sự tại ACheckin. Petter Drucker & John Doerr là 2 chuyên gia truyền cảm hứng cho Hasley. Mục tiêu của Hasley là chia sẻ những kiến thức hữu ích, được chuẩn hóa thông qua Blog và Phần mềm ACheckin cho doanh nghiệp Việt Nam. Khi không viết bài Hasley thường chăm chú mèo tên Meomeo của cô ấy.

Bạn thấy bài viết này thế nào?

5 / 5. Tổng số Đánh giá: 1

Chưa ai đánh giá bài viết này. Hãy là người đánh giá đầu tiên

Eidtor's Choice