Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực. ACheckin khuyến khích bạn hiểu và sử dụng danh sách thuật ngữ này để có ngôn ngữ chung với toàn doanh nghiệp.
Phân khúc lực lượng lao động
Phân khúc lực lượng lao động là nhóm các nhân viên của bạn theo các đặc điểm chung.
Một số cách để phân khúc lực lượng lao động:
- Dựa trên vai trò hoặc nhóm công việc: Công việc được phân khúc theo loại công việc được thực hiện, ví dụ: nhân viên dịch vụ khách hàng, công nhân máy móc, hành chính; hoặc theo các nhóm nghề nghiệp như kế toán, kỹ sư hoặc thợ mộc. Cách tiếp cận này cho phép bạn xác định và tập trung vào các kỹ năng và năng lực quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.
- Dựa trên nhân viên: Phân khúc theo nhân khẩu học như vị trí làm việc, giới tính hoặc tuổi tác.
- Dựa trên cơ cấu doanh nghiệp: Nhiều doanh nghiệp trình bày cơ cấu lực lượng lao động của họ thông qua một sơ đồ tổ chức, rất hữu ích để thể hiện các đơn vị kinh doanh và các dòng báo cáo. Tuy nhiên, sơ đồ tổ chức không thể hiện các kỹ năng trong doanh nghiệp – điều cần thiết cho việc hoạch định nguồn nhân lực.
Thông tin nhân sự
Thông tin nhân sự bao gồm một loạt các thông tin tình báo và dữ liệu có sẵn hoặc được tạo ra về lực lượng lao động của bạn.
Định lượng
- Vị trí: Có bao nhiêu vị trí được lấp đầy hoặc bỏ trống?
- Vị trí: Những vị trí nào đã được lập ngân sách?
- Từ chức: Có bao nhiêu và tại sao?
- Tuyển dụng: Cần bao nhiêu vị trí, theo loại và lý do cho vai trò cụ thể?
- Thông tin đa dạng: Sự đa dạng của lực lượng lao động của bạn về độ tuổi, giới tính, nền tảng văn hóa, tình trạng sức khỏe?
- Trình độ chuyên môn: Yêu cầu loại bằng cấp nào?
- Kỹ năng: Cần phải có những kỹ năng cụ thể nào?
Định lượng
- Nhu cầu học tập và phát triển
- Sự cam kết của người lao động
- Vòng đời lao động
- Nguyện vọng nghề nghiệp
- Những người lao động có ý định ở lại hoặc rời đi
Cung ứng lao động
Nguồn cung ứng lao động là quy mô của lực lượng lao động hiện tại và tương lai của bạn. Nó xem xét sự luân chuyển của nhân viên thông qua việc thôi việc hoặc nghỉ hưu; cũng như những điều này ảnh hưởng như thế nào đến quy mô lực lượng lao động của bạn theo thời gian.
Kịch bản
Doanh nghiệp của bạn có 30 nhân viên. Có sáu lần nghỉ việc (20%) và có 1 người nghỉ hưu mỗi năm. Nếu bạn không làm gì – tức là không bổ sung những nhân viên này khi họ rời đi – thì cuối ba năm, sẽ chỉ còn lại 9 nhân viên trong doanh nghiệp của bạn.
Nhu cầu nguồn lực lao động
Nhu cầu nguồn lực lao động là số lượng nhân viên bạn sẽ cần hôm nay và trong tương lai để đáp ứng theo kế hoạch kinh doanh của bạn.
Kịch bản
Doanh nghiệp của bạn có 30 nhân viên. Nếu bạn định tăng thêm hai nhân viên mỗi năm, vào cuối ba năm, bạn sẽ có 36 nhân viên.
Khoảng chênh lệch lao động
Khoảng chênh lệch lao động xảy ra khi có sự không phù hợp giữa cung và cầu. Có nghĩa là, bạn không có đủ nhân viên để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình hoặc trong một số trường hợp, có quá nhiều nhân viên cho nhu cầu kinh doanh của bạn.
Kịch bản
Doanh nghiệp của bạn hiện có 30 nhân viên và bạn cần tăng thêm hai người mỗi năm. Kết quả phân tích dữ liệu lực lượng lao động của bạn cho thấy trung bình 6 người từ chức và 1 người nghỉ hưu mỗi năm. Giả sử bạn không làm gì để thay thế bảy nhân viên này vào cuối năm đầu tiên, bạn sẽ có sự chênh lệch là 9 người. Nói cách khác, bạn sẽ có 23 nhân viên thay vì 32 nhân viên theo đúng nhu cầu. Sự chênh lệch này sẽ tăng lên 18 người vào cuối năm thứ 2 nếu bạn tiếp tục không có hành động gì. Bạn sẽ chỉ có 16 nhân viên thay vì 34 – số lượng mà bạn dự đoán là cần thiết để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh. Vào cuối năm thứ ba, đáng lẽ bạn cần có 36 công nhân, nhưng sự chênh lệch là 27, vì chỉ còn 9 nhân viên vì bạn không làm gì cả.
Khi bạn hiểu được sự chênh lệch lao động có thể xảy ra, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch lấp đầy lỗ hổng nhân sự thông qua các chiến lược và hành động phù hợp.
Rủi ro về nhân sự
Rủi ro nhân sự là bất kỳ vấn đề nào về lực lượng lao động có thể dẫn đến một sự kiện gây bất lợi cho doanh nghiệp. Sự tủi ro phát sinh khi có khoảng chênh lệch lao động giữa nguồn nhân lực hiện có và lực lượng lao động cần thiết để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
Rủi ro về lực lượng lao động có thể đến từ hai nguồn chính:
- Nội bộ doanh nghiệp: thông qua chiến lược và định hướng kinh doanh, nguồn lực, văn hóa nơi làm việc, cấu trúc kinh doanh, sức khỏe và an toàn lao động, khả năng lãnh đạo, nghỉ việc, kỹ năng và năng lực của lực lượng lao động
- Bên ngoài doanh nghiệp: thông qua cạnh tranh thị trường, công nghệ đột phá, môi trường kinh tế, hành vi của khách hàng và xu hướng của ngành
Bằng cách thực hiện việc hoạch định nguồn nhân lực thường xuyên, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể xác định được hầu hết các rủi ro về lực lượng lao động. Xác định và hiểu các rủi ro về nhân sự thông qua một số hoạt động, bao gồm:
- Theo dõi và phân tích dữ liệu về lực lượng lao động sẽ tác động đến việc phân phối hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như sự luân chuyển lực lượng lao động cao hoặc sự vắng mặt không có kế hoạch
- Kết quả khảo sát nhân viên đo lường sự hài lòng trong công việc và ý định ở lại hoặc đi
- Số lượng vị trí còn trống – bao gồm cả thời gian nhân viên mới bắt đầu nhận việc
