Tính năng ACheckin

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình – nâng cao hiệu quả

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị chính là lập kế hoạch dự án. Không chỉ giúp dự án được triển khai thuận lợi, một bản kế hoạch rõ ràng cũng thể hiện được tư duy và trình độ chuyên môn của Giám đốc dự án.

Với 6 bước cơ bản mà ACheckin cung cấp trong bài viết dưới đây, nhà quản lý có thể dễ dàng xây dựng được một bản kế hoạch dự án thành công.

Giải thích khái niệm kế hoạch dự án

Trước tiên, chúng ta cần hiểu rõ dự án là gì?

Dự án là hệ thống tổng hợp các công việc có mối liên kết với nhau, có chung mục đích là đạt được mục tiêu trong thời gian và ngân sách nhất định. Toàn bộ nội dung về định vị, hoạt động, nhân sự, thời gian, rủi ro,… đều được tích hợp trong một kế hoạch dự án.

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình - nâng cao hiệu quả 1

Bất cứ dự án nào cũng sở hữu và làm rõ các yếu tố cơ bản sau:

  • Thời điểm: thời điểm dự án bắt đầu và dự án kết thúc; các giai đoạn trong dự án và mốc thời gian tương ứng.
  • Ngân sách: quỹ dự án sẽ được chi tiêu cho hoạt động gì, chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong ngân sách tổng.
  • Nguồn nhân lực: dự án sẽ cần sự tham gia của những nhân sự như nào; số lượng nhân sự yêu cầu; nhiệm vụ của từng nhân sự.
  • Ban điều hành: các trưởng nhóm của từng công việc và nhiệm vụ; người điều hành tổng.
  • Mô tả kết quả: mục tiêu của dự án và tỷ lệ thành công. Toàn bộ thành viên liên quan sẽ mong muốn và cần nắm được thông tin này để có cái nhìn bao quát về dự án và nhiệm vụ của bản thân.

Sau khi đã có được những hiểu biết cần thiết về dự án, chúng ta có thể chuyển sang câu hỏi tiếp theo. Lập kế hoạch dự án hay project planning là gì?

Project planning là gì? Lập kế hoạch là gì?
Khái niệm lập kế hoạch dự án

Toàn bộ quá trình và hoạt động xây dựng mục tiêu; chiến lược triển khai; liệt kê công việc cần thực hiện; phân chia nhiệm vụ đều được gọi là lập kế hoạch dự án.

Với người làm ở vị trí quản lý, việc lập kế hoạch dự án sẽ mang đến cái nhìn tổng quan về dự án để theo dõi và đánh giá. Quan trọng hơn, Leader còn có thể nhanh chóng phát hiện những sai sót và tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ trong quá trình triển khai.

Vai trò của lập kế hoạch là gì?

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tương đương việc cung cấp một bức tranh tổng quan cùng với định hướng phát triển của Giám đốc dự án. Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị cũng sẽ thực hiện hoạt động dự đoán rủi ro và đề xuất phương án giải quyết.

Ý nghĩa của việc lập kế hoạch dự án

Bởi vậy, đây là những ý nghĩa của việc lập kế hoạch:

  • Đảm bảo dự án sẽ bám sát và liên kết chặt chẽ với mục tiêu đã đề trong quá trình triển khai;
  • Nắm bắt nhanh chóng và chính xác tình hình nhân sự để thực hiện thay đổi nếu cần thiết;
  • Cung cấp thông tin chi tiết kinh phí thực hiện; dự trù ngân sách để xây dựng kế hoạch hành động mang tính thực tiễn cao;
  • Hạn chế những rủi ro ngoài mong muốn trong quá trình triển khai dự án; đảm bảo tiến độ và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Vậy yêu cầu đặt ra khi lập kế hoạch là gì? Cùng xem tiếp phần sau của bài viết.

Tải xuống miễn phí: Kế hoạch dự án mẫu bằng Excel

Các bước lập kế hoạch dự án

Mọi nhà quản trị đều mong muốn mục tiêu kế hoạch triển khai dự án thành công. Vậy đây là 6 bước cơ bản cần có để đảm bảo mục tiêu này.

Bước 1: Xác định nhu cầu và yêu cầu của dự án

Sự thành công của dự án được đánh giá thông qua mức độ hài lòng của nhóm đối tượng nhận giá trị từ dự án. Tùy theo từng đặc thù mà nhóm đối tượng đó có thể là các bên liên quan (stakeholders), người dùng cuối (users), hoặc khách hàng (customers) của doanh nghiệp.

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình 1

Để bám sát được nhu cầu của đối tượng trên, nhà quản trị cần làm rõ và nắm chắc vấn đề cơ bản sau:

  • Yêu cầu và nguyện vọng của khách hàng/các bên liên quan về dự án là gì?
  • Dự án sẽ cần ngân sách là bao nhiêu?
  • Thời gian triển khai và hoàn thành dự án là bao lâu?
  • Dự án yêu cầu nguồn nhân lực tham gia như thế nào?
  • Trách nhiệm của các bên liên quan và kết quả kỳ vọng là gì?

Bước 2: Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án

Từ nhu cầu và yêu cầu trên, nhà quản trị sẽ xây dựng được mục tiêu cho dự án. Mục tiêu sẽ cần được phân loại và xác định theo từng giai đoạn, cũng như mục tiêu tổng mà dự án sẽ đạt được khi kết thúc. 

Đây thường là bước hay bị bỏ qua, mặc dù nó nên được coi là việc ưu tiền cần làm trong bản kế hoạch. Có mục tiêu thì nhà Quản trị mới đảm bảo được bản thân và nhóm của mình cần làm gì.

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình 2

Từ các mục tiêu được thiết lập rõ ràng và cụ thể, ban quản lý và các bên liên quan/khách hàng có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả và mức độ thành công dự án. Điều này còn giúp các đầu mối phụ trách có thể dự tính được các công việc cần thực hiện và hoàn thành. Mục đích chính là để từng cá nhân có thể đảm nhận được nhiệm vụ tương thích với chức năng và kỹ năng của mình, đảm bảo hiệu quả công việc chung.

Nhà quản trị có thể xây dựng bám theo nguyên tắc SMART để đảm bảo mục tiêu mang tính thực tiễn cao:

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình 3

  • S – Specific
  • M – Measurable
  • A – Attainable
  • R – Relevant
  • T- Timely

Bước 3: Xác định kết quả theo từng giai đoạn

Mục tiêu của từng giai đoạn, kết quả nhận được là gì sẽ là câu hỏi mà nhà quản trị cần giải quyết tiếp theo. Khối lượng công việc cần thực hiện sẽ được xây dựng dựa trên chính kết quả được xác định tại từng giai đoạn. Bởi vậy việc xác định kết quả mang tính khả thi cao sẽ giúp bạn xây dựng được kế hoạch hành động cụ thể, phương án dự trù cho rủi ro, đảm bảo tiến độ dự án.

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình 4

Đi cùng mục tiêu của từng giai đoạn chính là khung thời gian cần thiết để hoàn thành. Đây cũng là thang đo giúp nhà quản trị có thể theo dõi và đối chiếu hiệu quả công việc của từng thành viên một cách trực quan hơn.

Bước 4: Thiết lập các bước triển khai dự án 

Tiến độ chính là cơ sở để đánh giá được hiệu quả của quy trình triển khai công việc, mức độ thành công của dự án, đi liền với năng lực của nhà quản trị. Những hành động triển khai kế hoạch sẽ cung cấp cho các đầu mối phụ trách công việc cần thực hiện, mức độ ưu tiên và kết quả cần đạt được với thời gian tương ứng.

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình 5

Để đảm bảo kế hoạch triển khai dự án đảm bảo tính khả thi và thực tiễn cao, nhà quản trị cũng cần trao đổi trực tiếp và xin ý kiến từ các bộ phận, cá nhân. Những đóng góp từ đội ngũ thực thi sẽ giúp nhà quản trị có thể bố trí và cân bằng nghĩa vụ của từng thành viên tại từng giai đoạn.

Bước 5: Xác định mức độ rủi ro và thách thức của dự án

Rủi ro là yếu tố không thể tránh được tại bất cứ dự án nào. Chúng bao gồm những rủi ro có thể lường trước và cả những rủi ro không thể xác định cụ thể (chiếm khoảng 10% các rủi ro phát sinh).

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình 6

Việc quản trị rủi ro dự án sẽ giúp cho dự án hạn chế được tối đa việc rơi vào trạng thái bị động. Điều này sẽ gây tác động ít nhiều đến tiến độ triển khai tại từng điểm nóng trong dự án.

Các bên liên quan/khách hàng sẽ cần thiết phải nắm rõ, đầy đủ và chính xác những thông tin này. Mục đích nhằm cung cấp cho họ góc nhìn chi tiết và toàn diện về dự án; giảm thiểu sự tranh chấp và mâu thuẫn trong quá trình làm việc. Thêm nữa, cần chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho bất kỳ kịch bản rủi ro nào có thể nhìn trước được.

Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan

Một bản kế hoạch hoàn chỉnh khi nó có thể đáp ứng và thỏa mãn được những yêu cầu, mong đợi của các bên liên quan. Bởi vậy, việc trình bày là phần việc không thể bỏ qua sau lập kế hoạch dự án.

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình 7

Bạn sẽ cần giải thích cho các bên liên quan về nội dung kế hoạch, các bước thực hiện, thông tin phụ trợ bổ sung cho từng phần. Buổi trình bày cần được thiết lập trên tinh thần trao đổi thông tin và thảo luận; bạn sẽ báo cáo và các bên liên quan sẽ đánh giá, nêu câu hỏi.

Bạn sẽ là người trực tiếp giải đáp các thắc mắc, thu thập phản hồi và chỉnh sửa kế hoạch nếu cần thiết để đưa ra sản phẩm hoàn chỉnh trước giai đoạn thực thi.

Công cụ Quản lý kế hoạch dự án

Sau khi xây dựng được bảng kế hoạch, bạn cần một công cụ hỗ trợ để kiểm soát mọi thứ luôn đi theo đúng quỹ đạo của nó.

Hiện nay, có 2 công cụ được ưa chuộng là bảng tính Excel và Phần mềm Quản lý dự án. Cùng so sánh Excel với phần mềm quản lý ACheckin – đang được tin dùng bởi hơn 3500 doanh nghiệp:

Tiêu chí so sánhBảng tính ExcelPhần mềm Quản lý dự án ACheckin
Tự động hóaKhông có khả năng tự động hóa các tác vụ.Tự động thông báo khi có cập nhật trạng thái mới; tự động cập nhật công việc mới vào lịch.
Mức độ chính xácExcel phụ thuộc vào việc nhập thủ công nên dễ xảy ra lỗi.Sử dụng công nghệ hiện đại; thiết kế kéo thả thân thiện; không yêu cầu nhiều thao tác từ người dùng; dữ liệu đảm bảo chính xác.
Thông báoExcel không hỗ trợ thông báo.Phần mềm thông báo khi bạn có thêm nhiệm vụ mới, khi công việc sắp đến hạn, khi bạn sắp có cuộc họp mới.
Làm việc nhómExcel không được xây dựng để cộng tác giữa nhiều người.Phần mềm hỗ trợ người dùng giao task, viết mô tả, gắn tài liệu, tạo checklist, tạo deadline, comment trao đổi,…

ACheckin nổi tiếng với các sản phẩm phục vụ Quản trị doanh nghiệp HRM (quản lý Nhân sự), Smart Office (quản lý văn phòng). Tuy nhiên, ACheckin cũng có phân hệ Quản lý dự án. Mục đích là giúp mọi quy trình làm việc của bạn được chuẩn hóa như cách phần mềm đã chuẩn hóa nghiệp vụ HR.

Để tìm hiểu thêm về các tính năng chi tiết và báo giá trọn gói sản phẩm, vui lòng nhấn vào biểu ngữ dưới đây để xem chi tiết.

6 bước lập kế hoạch dự án | Chuẩn hóa quy trình

Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc về 6 bước quan trọng cần thực hiện khi lập kế hoạch dự án. ACheckin mong rằng đây sẽ trở thành tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản trị trong quá trình làm việc, chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả của tổ chức.

Hãy đăng kí blog ACheckin để có thể nhanh chóng nhận được những thông tin và tài liệu mới nhất.

First name or full name


Bài viết liên quan

Phần mềm tính lương trên điện thoại và những điều cần biết

Phần mềm tính lương trên điện thoại trở thành đề tài nóng hổi được các nhà quản lý nhân sự đầu tư không ít...

Các trò chơi online cho nhóm vui vẻ hiệu quả nhất mùa dịch

Rất nhiều CEO, nhà quản trị nhân sự và cả bộ phận PR nội bộ đang loay hoay tìm kiếm các trò chơi online...

Lưu ý khi lựa chọn ứng dụng xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp

Trước khi lựa chọn ứng dụng xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp một cách hiệu quả thì bạn cần phải biết thông...

Bài viết cùng chủ đề

Sự giống, khác nhau giữa quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực

Cùng liên quan đến doanh nghiệp nhưng quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực không phải là một, không hề giống...

Vai trò của quản trị nhân lực là gì? Làm sao để quản trị hiệu quả?

Vai trò của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp không hề nhỏ vì nó góp phần rất lớn vào việc phát triển, đào...

Hướng dẫn cách chia ca làm việc cho nhân viên dễ hiểu nhất

Cách chia ca làm việc cho nhân viên là vấn đề đau đầu của không ít nhà quản lý. Ca làm cần đảm bảo...

Bài viết mới nhất

6 thuật ngữ phải biết trong hoạch định nguồn nhân lực

Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng...

Xây dựng chiến lược 4 bước lấp đầy “lỗ hổng” nhân sự

Lỗ hổng nhân sự - hay nói chính xác hơn là là khoảng chênh lệch nguồn nhân lực - được hình thành khi lực...

Hoạch định nguồn nhân lực – làm sao để bắt đầu?

Lần đầu tiên chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực sẽ khiến bạn cảm thấy đây là một quy trình khó khăn. Tuy...