5 chiến lược giao tiếp nâng cao hiệu quả khi làm việc từ xa

Giao tiếp là yếu tố cốt lõi giúp gắn kết nhân viên trong khi làm việc từ xa. Dưới đây là 5 “chiến thuật” để giúp việc giao tiếp khi làm việc từ xa hiệu quả hơn.

Tình hình dịch bệnh vẫn tiếp tục diễn biến phức tạp và đang bùng phát lần thứ 2. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai làm việc từ xa để đảm bảo hoạt động của nhân sự. Để đảm bảo mọi công việc và mọi người vẫn được kết nối tốt, giao tiếp là yếu tố cần được quan tâm. 5 tips dưới đây sẽ giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp, đặc biệt trong môi trường internet.

5 chiến lược giao tiếp nâng cao hiệu quả khi làm việc từ xa 1

1. Xác định mục tiêu

Cũng quan trọng như khi gặp mặt trực tiếp, mỗi buổi gặp mặt online cũng cần có mục tiêu cần đạt được. Bạn đang muốn đưa ra thông báo, thu thập thông tin, tìm kiếm giải pháp, đưa ra quyết định hay bất cứ điều gì. Nếu bạn không có mục đích, buổi họp sẽ thiếu định hướng, lan man và tốn thời gian của tất cả mọi người.

Một khi bạn xác định mục tiêu, thì thời gian cuộc họp, số người tham gia, và mức độ tương tác mong muốn. Ví dụ, nếu bạn đưa ra cuộc họp để thông báo về quy định làm việc từ xa và kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, bạn sẽ không tìm kiếm quá nhiều ý kiến mà thay vào đó chỉ cung cấp thông tin và trả lời câu hỏi của mọi người. Với việc thông tin chủ yếu một chiều, thì bạn có thể gọi nhiều người tham gia buổi họp hơn so với một buổi họp xin ý kiến.

2. Giới hạn thời gian và tận dụng nó

Không ai muốn ngồi nghe liên tục hai tiếng đồng hồ. Nếu bạn định mở một cuộc họp lớn kéo 6 tiếng, và nhồi rất nhiều vấn đề quan trọng vào, hãy suy nghĩ lại. Với những buổi họp chỉ mang tính thông báo, chia sẻ thông tin, hãy giới hạn lại chỉ trong 1 tiếng. Với buổi họp yêu cầu trao đổi, tranh luận nhiều, cũng chỉ nên kéo dài 2 tiếng một lần. Bạn cũng không nên lên lịch họp hơn 4 tiếng một ngày. Và hãy nhớ tạo ra những khoảng nghỉ, giờ giải lao giữa những buổi họp. Nếu bạn muốn họp cho ra vấn đề, hãy nghĩ đến việc tách ra làm những buổi họp nhỏ với từng nhóm người liên quan.

5 chiến lược giao tiếp nâng cao hiệu quả khi làm việc từ xa 2

3. Dự trù mọi trường hợp

Trong thế giới ảo không có sự công bằng. Trong một buổi họp trực tuyến, một số người tham gia sẽ có mạng internet mạnh, trong khi một số người sẽ có tốc độ mạng chậm hơn, hoặc phải dựa vào 3G/4G. Vì vậy, cần phải nhận ra và chuẩn bị ứng phó trước với những vấn đề gây ra bởi công nghệ. Ví dụ như, bạn có thể lưu lại buổi họp và gửi cho những người khó tham gia do mạng chậm không? Bạn có cần gửi trước slide cho mọi người không? Bạn càng chuẩn bị kỹ bao nhiêu, thì vấn đề về công nghệ càng nhỏ bấy nhiêu.

Bên cạnh đó, sẽ mất thời gian để làm chủ hoàn toàn phần mềm online bạn sử dụng. Nếu bạn đang phải điều phối cuộc họp lớn, hay nhiều cuộc họp liên tục, hãy tính đến việc có một đội hỗ trợ. Chỉ ra một người chuyên xử lý vấn đề công nghệ, một người chuyên thu thập thông tin từ chat box chẳng hạn. 

4. Tạo sự đa dạng

Cuộc họp càng dài, thì bạn càng phải tạo ra sự đa dạng. Ví dụ như bạn đang muốn khảo sát mọi người, có thể yêu cầu mọi người giơ ngón trỏ trước camera, hoặc sử dụng phần mềm, hoặc yêu cầu mọi người gửi tim qua chat,.. Ý tưởng là giúp mọi thứ không quá lặp đi lặp lại và dễ đoán. 

5. Duy trì sự cân bằng

Một người điều phối buổi họp tốt hành động đễ bảo đảm sự cân bằng, không “lãng quên” bất cứ nhân sự nào và khuyến khích họ phải tham gia vào buổi họp chung. Ví dụ như, nhắc tới tên mọi người, đưa ra vấn đề cho từng nhóm để khuyến khích tương tác.

Ví dụ như, “Tôi sẽ đưa ra câu hỏi tiếp theo chỉ dành cho những bạn nhóm hai, đó là Nam, Hưng, Hà.” Với cách nói như vậy, sẽ không cá nhân nào bị chỉ định riêng, nhưng nhóm ba ngươi đó sẽ có tinh thần chuẩn bị tương tác với bạn.

“Nếu bạn thích trả lời bằng chat box, hay nói trực tiếp, hay gửi tin riêng cho tôi, cứ thoải mái lựa chọn cách bạn làm.” Sự đa dạng được đưa ra giúp tạo sự an tâm cho tất cả mọi người.


ACheckin là giải pháp quản trị nhân sự hiện đại, giúp cân bằng giữa quản lý minh bạch và nâng cao trải nghiệm nhân sự, nhằm lan tỏa năng lượng tích cực trong môi trường làm việc.

Bên cạnh đó, trong thời điểm này, ACheckin hỗ trợ doanh nghiệp làm việc hạn chế tiếp xúc thông qua các giải pháp:

  • Chấm công qua điện thoại: QR code, wifi, vị trí
  • Quản lý nhân sự làm việc từ xa
  • Công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả

Đăng ký miễn phí và nhận tư vấn về sản phẩm tại đây

5 chiến lược giao tiếp nâng cao hiệu quả khi làm việc từ xa 3

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here