Tăng năng suất làm việc là bài toán mà doanh nghiệp luôn cần tìm lời giải. Không chỉ giúp doanh nghiệp tạo sự lợi thế cạnh tranh trên môi trường kinh doanh biến động, đây còn cơ sở phản ánh được năng lực của nhà nhà quản trị một cách trực quan.
Vậy làm sao để lãnh đạo có thể giúp các đội nhóm của mình làm việc và hoàn thành mục tiêu hiệu quả hơn? Cùng ACheckin tìm hiểu về 5 bí kíp tăng năng suất làm việc qua bài viết sau nhé!
Năng suất làm việc là gì?
Năng suất là một trong các chỉ số quan trọng nhằm đánh giá chính xác năng lực của một nhân sự. Để có thể hiểu đơn giản, năng suất chính là kết quả phản ánh số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhân sự có thể tạo ra trong một mốc thời gian cụ thể, thường được tính theo giờ công hoặc ngày công.
Tùy theo từng ngành nghề và quy mô doanh nghiệp và vị trí công việc mà tiêu chí đánh giá năng suất có thể thay đổi. Để tìm hiểu chi tiết về những tiêu chí đánh giá cơ bản, bạn đọc có thể tham khảo thêm tại bài viết sau:
Năng suất làm việc là gì? 5 lý do gây giảm hiệu suất của nhân viên
Tại sao nhà quản trị cần tăng năng suất làm việc cho đội nhóm?
Ai cũng biết tăng năng suất làm việc là nhiệm vụ cần thực hiện bởi các nhà quản trị. Nhưng mục tiêu của hoạt động này có tác động như nào đến sự phát triển của doanh nghiệp? Tăng năng suất làm việc sẽ đem lại những lợi ích sau đây cho doanh nghiệp:
- Gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp: Năng suất lao động tăng đồng nghĩa với sự cấp tiến trong số lượng và chất lượng sản phẩm, dịch vụ và doanh nghiệp đem đến cho khách hàng. Lợi nhuận lúc này sẽ trực tiếp đến từ hoạt động kinh doanh của công ty. Khi hiệu suất của nhân sự được tối ưu, doanh nghiệp cũng tiết kiệm được chi phí đầu tư cho nhân lực và tài nguyên phục vụ hoạt động sản xuất.
- Tối ưu tài nguyên doanh nghiệp: Nhân lực chính là một trong các tài nguyên tạo nên sức mạnh nội tại của doanh nghiệp. Năng suất làm việc tăng tương đương với việc nguồn nhân lực đã được tối ưu. Nhà quản trị khi đó có thể khai thác được tối đa tiềm năng từ đội ngũ nhân sự của mình với quy trình làm việc chuẩn hóa.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ tạo lợi thế cạnh tranh: Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ tỷ lệ thuận với năng suất làm việc. Sản phẩm tốt sẽ khiến khách hàng hài lòng hơn, gây dựng được sự tin tưởng và trung thành với doanh nghiệp.
- Nâng cao năng lực của doanh nghiệp: Hiệu quả hoạt động doanh nghiệp cũng gia tăng khi hiệu quả công việc tại các vị trí và phòng ban được cải thiện. Đây sẽ là yếu tố quan trọng tạo nên nội tại mạnh mẽ của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với thị trường.
Phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp
Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng
Môi trường làm việc chính là các yếu tố xung quanh nhân sự trong quá trình làm việc. Bởi vậy, nó có mối quan hệ mật thiết với hành động của cá nhân trong công việc, có bao gồm cả năng suất làm việc. Không chỉ đóng vai trò tạo cảm hứng làm việc cho con người, yếu tố môi trường còn cần được thiết kế đảm bảo cho cá nhân có thể thực hiện công việc thuận tiện nhất.
Khi thiết kế môi trường làm việc lý tưởng, nhà quản trị cần lưu ý những yếu tố sau:
- Mức độ thông thoáng và chất lượng không khí: 76% nhân sự đồng ý rằng yếu tố về không khí có tác động đến khả năng làm việc của họ. Trong số đó, 40% cho biết điều kiện không gian tại nơi làm việc chưa đáp ứng được yêu cầu của họ.
- Âm thanh: 100% nhân sự cho biết không gian văn phòng thường xuyên xuất hiện tiếng ồn và nó có tác động đến khả năng làm việc của họ. 44% trong đó chia sẻ rằng họ phải gào lên để có thể trao đổi với các thành viên bên cạnh.
- Ánh sáng: 40% nhân sự cho biết việc bố trí ánh sáng bất hợp lý sẽ tác động đến cảm hứng làm việc và mức độ thoải mái của họ ở mức 32%. 60% trong số phản hồi rằng yếu tố này có thể được thay đổi nhờ sự bố trí khoa học trong văn phòng
Nâng cao hoạt động giao tiếp
Khuyến khích hoạt động giao tiếp và trao đổi giữa các thành viên là điều mà nhà quản trị cần thiết thực hiện nhằm tăng năng suất làm việc nhóm.
Nhà quản trị cần phải đảm bảo tất cả thành viên đều sẵn sàng chia sẻ về các vấn đề mà họ gặp phải trong quá trình làm việc. Để đạt được điều này, bạn sẽ cần phải xây dựng được sự tin tưởng và thoải mái trong mối quan hệ công việc với các thành viên .
Hoạt động trao đổi giúp nhà quản trị nhanh chóng phát hiện những vấn đề xảy ra trong nhóm thông qua phản hồi trực tiếp. Bên cạnh đấy, môi trường giao tiếp lành mạnh còn là nguồn ý tưởng và đóng góp hữu ích mà nhà quản trị có thể khai thác để cải thiện hoạt động quản lý.
Một số lưu ý hữu ích nhà quản trị có thể áp dụng để cải thiện hoạt động giao tiếp:
- Đảm bảo mọi thông tin mới nhất được cập nhật và truyền tải nhanh chóng, chính xác đến toàn bộ thành viên. Điều này giúp cho nhân sự cảm thấy bản thân được tôn trọng, gia tăng mức độ nhận biết về vai trò của bản thân trong nhóm.
- Lắng nghe và đồng cảm là 2 kỹ năng mà bất cứ nhà quản trị nào cũng cần sở hữu. Giao tiếp chí có thể đạt được hiệu quả cao nhất khi đảm bảo được tính chất 2 chiều. Việc tiếp nhận ý kiến từ các thành viên và thực hiện điều chỉnh dựa trên đóng góp từ cá nhân sẽ góp phần tạo nên sự gia tăng trong năng suất làm việc.
- Công cụ hỗ trợ sẽ là thành phần không thể thiếu giúp cho hoạt động giao tiếp trở nên thuận tiện. Tùy vào quy mô và mục đích sử dụng mà từng nhóm có thể sử dụng các công cụ khác nhau.
Phân quyền và chia việc
Bản thân quản lý sẽ không thể một mình giải quyết được toàn bộ công việc của cả một nhóm hoặc phòng ban. Chính bởi vậy, phân quyền sẽ là hoạt động mà bất cứ nhà quản trị nào cần thực hiện để vừa giảm tải áp lực của bản thân song song với việc thúc đẩy năng suất của nhóm.
Việc phân quyền và tạo ra các vị trí trưởng nhóm nhỏ sẽ giúp củng cố quy trình làm việc của tập thể. Điều này cũng giúp thiết lập được môi trường lý tưởng để xây dựng sự tin tưởng giữa thành viên với thành viên và thành viên với quản lý.
Những cá nhân được phân quyền tương đương được trao cho cơ hội để rèn luyện và phát triển năng lực bản thân. Bên cạnh đấy, nhà quản trị còn có thể khơi dậy tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân thông qua cảm xúc làm chủ công việc, vô hình tạo hiệu ứng tích cực tới hành vi của cá nhân.
Tuyên dương và khen thưởng
Bên cạnh các phúc lợi mà bản thân nhận được khi làm việc trong doanh nghiệp thì nhận diện cá nhân cũng chủ đề mà bất cứ nhân sự nào quan tâm. Một trong các cách mà nhà quản trị có thể hỗ trợ nhân viên của mình chính là thông qua hoạt động ghi nhận thành tích và khen thưởng.
Hoạt động ghi nhận không chỉ đóng vai trò xây dựng nhận diện của nhân sự trong tổ chức mà nó còn giúp từng cá nhân nhận ra được vị trí và vai trò của mình trong toàn bộ hệ thống. Từ đây mà mối gắn kết giữa cá nhân và tổ chức được hình thành, tạo dựng động lực liên tục cống hiến.
Hình thức khen thưởng có thể đa dạng tùy theo đặc điểm của từng tổ chức, đây có thể là một ngày nghỉ phép bổ sung hay phần quà nhỏ mang tính ghi nhận. Điều cốt lõi mà nhà quản trị cần phải đảm bảo được chính là thành tích của cá nhân được toàn thể đội ngũ nhìn thấy, đây sẽ là động lực để thúc đẩy và duy trì được tinh thần làm việc cao của cả thành viên và tập thể.
Khuyến khích hoạt động phối hợp nhóm
Sự khác biệt lớn nhất giữa tổ chức có năng suất làm việc và tổ chức kém hiệu quả chính là tính phối hợp. Một tập thể có thể được hình thành bởi nhiều cá nhân với chuyên môn và vai trò khác nhau. Tất nhiên mỗi nhiệm vụ sẽ đều được thực hiện thông qua quy trình giải quyết cụ thể và được thực hiện bởi vị trí nhất định.
Tuy nhiên mô hình hoạt động trên sẽ dễ gây nên tình trạng quá tải công việc tại những nhiệm vụ đặc thù. Trong khi thực tế đội nhóm đã có chung mục tiêu công việc, vậy sao không thúc đẩy hoạt động phối hợp giữa các cá nhân nhằm đem lại hiệu quả công việc tốt hơn.
Điều này không chỉ giúp nhà quản trị tối ưu được nguồn nhân lực sẵn có mà còn tạo ra được môi trường học tập và trao đổi khi các thành viên với chuyên môn và kỹ năng khác nhau cùng tham gia giải quyết nhiệm vụ. Đây là một phương pháp độc đáo mà nhà quản trị có thể áp dụng để hình thành nên những nhân sự toàn diện, thực hiện vai trò cốt lõi trong tổ chức.
Kết luận
Năng suất làm việc vẫn luôn là bài toán nan giải mà không ít các nhà quản trị gặp phải. Với những lợi ích mà hoạt động này đem lại cho tập thể và doanh nghiệp, tăng năng suất lao động là mục tiêu của không riêng một công ty nào.
Bài viết trên của ACheckin đã cung cấp những phương thức giúp cải thiện chất lượng hoạt động của nhân sự dựa trên vấn đề thường gặp trong quá trình vận hành. Chúng tôi mong đây sẽ trở thành nguồn kiến thức bổ ích của mọi nhà quản trị đang đối mặt với khó khăn trên.
