Quản lý nhân viên làm việc từ xa đòi hỏi sự khéo léo từ người sử dụng lao động, vì các công ty phải đối mặt với những thách thức đặc biệt khi nhân viên không ở cùng nhau trong một văn phòng.
Tuy nhiên, nếu có một kế hoạch chắc chắn, giao tiếp đúng cách và cách quản lý nhân sự hiệu quả, các doanh nghiệp dễ dàng vượt qua những trở ngại này.
Xu hướng làm việc từ xa là tất yếu và đã bùng nổ trong thời gian gần đây. Vì thế, các doanh nghiệp, hay cụ thể hơn là người lãnh đạo, càng phải lưu ý hơn về vấn đề quản trị. Hãy cùng đọc hết bài viết dưới đây để chuẩn bị sẵn sàng cho thách thức sắp phải đối mặt từ xu hướng này, cũng như những cách cụ thể để có cách quản lý nhân viên hiệu quả hơn.
4 tips cụ thể quản lý nhân viên làm việc từ xa
Hình thức làm việc từ xa luôn trở nên đặc biệt khắt khe với người lãnh đạo trong việc tìm cách quản lý nhân sự hiệu quả. Nếu không, các nhân viên có hiệu suất cao có thể bị giảm năng suất công việc và mức độ gắn kết khi họ bắt đầu làm việc từ xa, đặc biệt là trong trường hợp không có sự chuẩn bị và đào tạo. Để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, những thách thức vốn có trong công việc từ xa phải nắm trong lòng bàn tay.
Mặc dù quản lý nhân viên từ xa rất thách thức, nhưng cũng có những việc tương đối nhanh chóng và ít tốn kém mà các nhà quản lý có thể làm để dễ dàng chuyển đổi. Vì thế, không chỉ cần có kinh nghiệm quản lý nhân sự mà còn cần một số tips để có thể quản lý nhân viên từ xa tốt hơn.
1. Giao tiếp thường xuyên và rộng rãi hơn
Khi nhân viên làm việc từ xa, nhu cầu giao tiếp gần như là nhu cầu quan trọng bậc nhất. Vậy nên để quản lý nhân sự hiệu quả, bạn cần tìm những cách để kết nối trải nghiệm tăng sự tương tác giữa sếp và nhân viên hoặc nhân viên với nhau.
Để công việc khi làm từ xa thành công, mọi người phải biết những gì được mong đợi ở họ: phạm vi công việc; công việc được giao; thời hạn. Mọi thứ đều phải thật rõ ràng, không có chỗ cho sự mơ hồ.
Cách điều hành nhân viên đúng đắn là khuyến khích họ liên hệ thông qua tin nhắn tức thì, video hoặc gọi điện khi họ có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào. Giao tiếp cũng nên thường xuyên; thường xuyên tổ chức các cuộc họp, trò chuyện 1-1 và các cuộc họp online.
Ví dụ, bạn có thể tận dụng khoảng thời gian check-in vào mỗi buổi sáng để cập nhật tình hình của nhân viên, hỏi thăm sức khỏe hay những câu chuyện vui để tạo tinh thần thoải mái mà cũng tăng sự gắn kết.
2. Khuyến khích và chủ động quan tâm đến sức khỏe tinh thần của nhân viên
Khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, các nhà lãnh đạo càng nên lắng nghe thường xuyên hơn những lo lắng và băn khoăn của nhân viên; đồng thời cảm thông với những khó khăn của họ. Hãy để căng thẳng hoặc mối quan tâm của nhân viên (thay vì của bạn) là trọng tâm của các cuộc trò chuyện.
Các nhà lãnh đạo hiệu quả có cách tiếp cận theo hai hướng. Vừa thừa nhận sự căng thẳng và lo lắng mà nhân viên đang gặp phải, vừa đưa ra lời khẳng định về sự tự tin của mình đối với họ. Bí quyết là sử dụng các cụm từ như “chúng ta có cái này” hoặc “cái này là khó khăn, nhưng anh/chị biết chúng ta có thể giải quyết nó, hoặc “hãy tìm cách sử dụng thế mạnh của chúng ta trong thời gian này”.
Với sự hỗ trợ như vậy, nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận thử thách với tinh thần có mục đích và tập trung.
3. Tin tưởng nhân viên sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ
Khi không làm việc trong môi trường truyền thống, bạn sẽ khó giám sát từng cử chỉ và hành động của nhân viên.
Tuy nhiên, thay vì tìm cách quản lý máy tính nhân viên, hãy dạy họ cách sắp xếp công việc, cách nâng cao năng suất lao động. Hãy trao quyền và tin tưởng để họ tự quản lý bản thân. Nếu không tin tưởng, bạn sẽ không thể trở thành một người quản lý có nhân viên làm việc từ xa.
4. Lựa chọn công cụ quản lý nhân viên làm việc từ xa phù hợp
Phần mềm quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý nhân viên làm việc từ xa. Bạn hãy đặt ra những nhu cầu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý của mình rồi tìm những phần mềm phù hợp. Lưu ý rằng bất cứ phần mềm nào cũng chỉ là công cụ để giúp quy trình quản lý dự án của bạn được tự động hóa. Đồng thời hỗ trợ tiết kiệm thời gian làm việc của bạn và cả team. Quan trọng hơn cả, bạn cần có một mindset rõ ràng để điều phối mọi hoạt động và thành viên trong nhóm.
Top 3 phần mềm tốt nhất giúp quản lý nhân viên làm việc từ xa
1. ACheckin – phần mềm quản lý công việc tốt nhất
ACheckin là đơn vị cung cấp giải pháp để tối ưu hóa trải nghiệm của nhân viên với sản phẩm có các tính năng nổi bật như HRM (quản trị nhân sự), CRM (quản lý khách hàng). Bên cạnh đó, không thể thiếu tính năng hỗ trợ nhân sự trong việc tìm cách quản lý công việc tối ưu nhất. Với phần mềm ACheckin, bạn có thể:
- Nhân viên sử dụng để quản lý công việc của cá nhân trong dự án;
- Người quản lý sẽ theo dõi tiến độ công việc cũng như đảm bảo cách chúng được hoàn thành đúng hạn;
- Sử dụng phương pháp Kanban để quản lý công việc;
- Phân công nhiệm vụ cho từng người theo mô hình 5W1H;
- Hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc cho dự án;
- Sắp xếp mức độ ưu tiên của từng công việc và đặt thời hạn cho chúng;
- Kho template phong phú với quy trình lặp lại được tự động hóa;
- Quản lý lịch họp theo thời gian biểu;
- Sử dụng 1 nền tảng duy nhất để quản lý tất cả các tác vụ.
2. Slack – Phần mềm quản lý giao tiếp nhóm
Để thực hiện một dự án hiệu quả cùng nhau, không thể thiếu các phương thức giao tiếp tối ưu. Slack hỗ trợ đội nhóm trong tương tác nhanh chóng bằng một số tính năng cơ bản:
- Kết nối với nhau qua tin nhắn cá nhân và tạo nhóm chat;
- Gọi video;
- Chia sẻ màn hình;
- Hỗ trợ hoạt động trên nhiều thiết bị.
3. Timely – Phần mềm quản lý tiến độ dự án
Công việc quản lý nhân sự chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt với nhân viên từ xa. Với độ bảo mật 100% và theo dõi lịch trình, thời gian sáng tạo, Timely là ứng dụng tốt giúp bạn quản lý tiến độ. Không chỉ theo dõi qua thời gian biểu mà Timely còn hỗ trợ theo dõi từng dự án cụ thể:
- Theo dõi đội nhóm làm việc: hiệu suất làm việc của mỗi người và báo cáo tổng quan
- Theo dõi dự án: thời gian thực hiện, tiến độ và kiểm soát ngân sách
- Theo dõi thời gian: Ghi chép và thống kê tự động thời gian làm việc của bạn
Kết luận
Học cách quản lý nhân viên là một trong những thách thức lớn nhất của người làm nhân sự. Trên đây là những kiến thức cơ bản bạn cần biết khi bắt đầu quy trình quản lý nhân viên làm việc từ xa. Hãy cùng ACheckin tìm hiểu nhiều vấn đề hơn trong cách vận hành doanh nghiệp hiệu quả nhé. Theo dõi tại đây để nhận được nhiều nội dung hữu ích và chất lượng.
