Tính năng ACheckin

4 lợi ích của việc dùng app quản lý công việc cá nhân hiệu quả

App quản lý công việc cá nhân đang dần chiếm vị trí quan trọng với những người làm văn phòng. Chúng mang lại lợi ích gì? sử dụng như nào để không bị lạm dụng và phụ thuộc?

Lên kế hoạch cụ thể cho tất cả và từng công việc

Kể cả khi sử dụng ứng dụng quản lý công việc, bạn vẫn cần dành thời gian để lên kế hoạch. Việc có kế hoạch tổng thể cho toàn bộ và từng nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp sử dụng app hiệu quả hơn. Bạn phải là người xây dựng “bộ xương” cho toàn bộ công việc. Sau đó, đưa các dữ liệu vào và ứng dụng hỗ trợ bạn trong quá trình thực hiện.

4 lợi ích của việc dùng app quản lý công việc cá nhân hiệu quả 1

Trong quá trình lên kế hoạch, bạn cần liệt kê, phân loại và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Khi đó bạn mới cung cấp đủ dữ liệu đầu vào cho ứng dụng. Các thông tin như nội dung, nguồn tham khảo, thời gian hoàn thành cần được bạn chuẩn bị trước khi nhập vào app. Đây là giai đoạn bạn buộc phải tự thực hiện và hình thành kỹ năng.

App quản lý công việc giúp phân chia công việc

Bạn không thể làm việc hoàn toàn độc lập. Bạn không nên ôm mọi việc vào người bởi nó sẽ khiến bạn mệt mỏi. Chưa kể tới có những phần công việc bạn không thể tự làm bởi thiếu chuyên môn hoá. Vậy nên bạn cần phải làm việc nhóm, hợp tác cũng như nhận hỗ trợ từ đồng nghiệp. Điều này thường dẫn đến nhiều vấn đề đặc biệt khi bạn phải làm việc cùng lúc với nhiều người. Vì vậy phải có phân chia công việc rõ ràng. Không chỉ để người khác nắm được nhiệm vụ của họ mà còn để bạn theo dõi được quá trình chung của công việc.

4 lợi ích của việc dùng app quản lý công việc cá nhân hiệu quả 2

Với các doanh nghiệp sử dụng cùng một ứng dụng, app quản lý công việc có thể hỗ trợ bạn ở giai đoạn này. Ví dụ như app ACheckin, mỗi doanh nghiệp tương ứng với một workspace (không gian làm việc). Mọi hoạt động trong workspace này sẽ khép kín và liên kết với nhau. Bạn hoàn toàn có thể tạo dự án sau đó phân chia công việc cho từng người. Những người này sẽ nhận được nhiệm vụ từ bạn kèm các thông tin liên quan. Nhiệm vụ khi được giao sẽ hiển thị trong danh sách công việc cá nhân của người tham gia.

Nhắc nhở thực hiện công việc hàng ngày

Tần suất nhắc nhở công việc tác động trực tiếp tới tâm lý làm việc. Nhắc nhở thường xuyên dễ khiến cho bản thân cũng như người khác cảm thấy áp lực và khó chịu. Hơn nữa, nhiều trường hợp bản thân nhiều việc mà quên mất phần việc nào đó thì phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng ngày sẽ phát huy hiệu quả trong việc nhắc nhở.

4 lợi ích của việc dùng app quản lý công việc cá nhân hiệu quả 3

Các app quản lý công việc trên iphone hay Android cho phép bạn lên lịch nhắc nhở phù hợp, từ đó ứng dụng sẽ tự động áp dụng với từng công việc. Giả sử như bạn thiết lập nhận nhắc nhở 3 ngày hoặc 7 ngày trước khi tới deadline. Với từng công việc, ứng dụng có thể gửi thông báo để nhắc bạn theo thời gian thực hiện bạn đã đề ra trước đó.

Việc nhắc nhở tự động cũng tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý khi làm việc như cảm giác thiếu tin tưởng, gặp áp lực hay thậm chí gây sứt mẻ tình đoàn kết.

Đánh giá công việc đã làm trong app

Nhiều người thường bỏ qua bước tổng kết công việc. Với những dự án hoặc công việc kéo dài, việc tổng kết công việc theo một đơn vị thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, năm) rất quan trọng. Nó góp phần giúp củng cố chất lượng công việc, điều chỉnh kịp thời để đạt mục tiêu. Hơn thế, nó giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất trong suốt quá trình thực hiện.

4 lợi ích của việc dùng app quản lý công việc cá nhân hiệu quả 4

Rất nhiều ứng dụng đã bổ sung thêm tính năng tổng kết quan trọng này. Bản thân người thực hiện có thể tự đưa ra đánh giá dựa trên những tiêu chí được gợi ý sẵn. Từ đó, phần đánh giá hiệu quả có thể được lượng hoá để dễ theo dõi. Ngoài việc nhìn lại và rút kinh nghiệm cho những nhiệm vụ khác, việc lượng hoá đánh giá sẽ giúp bản thân người đó xem lại được cả quá trình làm việc.

Bên cạnh đó, một số app quản lý công việc còn cho phép khi một nhóm hoặc doanh nghiệp cùng sử dụng app. Khi đó, kết quả đánh giá công việc cá nhân sẽ được đồng bộ để những người liên quan có thể xem. Trưởng dự án hoặc người quản lý trực tiếp xem được phản hồi từ phía nhân viên. Đánh giá sẽ khách quan hơn bởi có sự chủ động từ hai phía người quản lý và người thực hiện.

Sử dụng công nghệ trong quản lý công việc là cần thiết nhưng có những giai đoạn, phần việc bạn cần tự thực hiện. Hãy trở thành người sử dụng ứng dụng để quản lý công việc thông minh và hiệu quả nhất.

Tham khảo một số app quản lý công việc hàng ngày phổ biến hiện nay được đánh giá là giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp tốt nhất:

8 phần mềm quản lý công việc hàng ngày trên điện thoại tốt nhất

Bài viết liên quan

Phần mềm quản lý tài sản CNTT có thực sự cần thiết hay không?

Trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay thì việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản CNTT (Công nghệ thông tin)...

Cách tính lương khoán? Lương khoán có phải đóng BHXH?

Là một trong những hình thức trả lương phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp. Kiến thức về lương khoán, cách tính lương...

Phong cách lãnh đạo đại dương xanh và 4 bước tiếp cận cho nhà lãnh đạo

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu phong cách lãnh đạo đại dương xanh (Blue Ocean Leadership) - một cách tiếp cận...

Bài viết cùng chủ đề

Top 5 phần mềm lập kế hoạch cá nhân hàng ngày tốt nhất

Trong thời đại 4.0, việc tận dụng công nghệ để thúc đẩy hiệu suất công việc rất cần thiết, đặc biệt phần mềm lập...

4 ứng dụng lập thời gian biểu cho iOS hữu ích cần trong năm 2022

Công việc ngày càng nhiều khiến việc quản lý thời gian ngày càng khó khăn. Nhưng với sự ra đời của ứng dụng lập...

10 app quản lý công việc trên iPhone, cái nào hiệu quả nhất?

Giữa một rừng các app quản lý công việc trên iPhone hiện nay, bạn không biết nên lựa chọn cái nào tối ưu, hiệu...

Bài viết mới nhất

6 thuật ngữ phải biết trong hoạch định nguồn nhân lực

Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng...

Xây dựng chiến lược 4 bước lấp đầy “lỗ hổng” nhân sự

Lỗ hổng nhân sự - hay nói chính xác hơn là là khoảng chênh lệch nguồn nhân lực - được hình thành khi lực...

Hoạch định nguồn nhân lực – làm sao để bắt đầu?

Lần đầu tiên chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực sẽ khiến bạn cảm thấy đây là một quy trình khó khăn. Tuy...