App quản lý công việc cá nhân đang dần chiếm vị trí quan trọng với những người làm văn phòng. Chúng mang lại lợi ích gì? sử dụng như nào để không bị lạm dụng và phụ thuộc?
Lên kế hoạch cụ thể cho tất cả và từng công việc
Kể cả khi sử dụng ứng dụng quản lý công việc, bạn vẫn cần dành thời gian để lên kế hoạch. Việc có kế hoạch tổng thể cho toàn bộ và từng nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp sử dụng app hiệu quả hơn. Bạn phải là người xây dựng “bộ xương” cho toàn bộ công việc. Sau đó, đưa các dữ liệu vào và ứng dụng hỗ trợ bạn trong quá trình thực hiện.
Trong quá trình lên kế hoạch, bạn cần liệt kê, phân loại và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Khi đó bạn mới cung cấp đủ dữ liệu đầu vào cho ứng dụng. Các thông tin như nội dung, nguồn tham khảo, thời gian hoàn thành cần được bạn chuẩn bị trước khi nhập vào app. Đây là giai đoạn bạn buộc phải tự thực hiện và hình thành kỹ năng.
App quản lý công việc giúp phân chia công việc
Bạn không thể làm việc hoàn toàn độc lập. Bạn không nên ôm mọi việc vào người bởi nó sẽ khiến bạn mệt mỏi. Chưa kể tới có những phần công việc bạn không thể tự làm bởi thiếu chuyên môn hoá. Vậy nên bạn cần phải làm việc nhóm, hợp tác cũng như nhận hỗ trợ từ đồng nghiệp. Điều này thường dẫn đến nhiều vấn đề đặc biệt khi bạn phải làm việc cùng lúc với nhiều người. Vì vậy phải có phân chia công việc rõ ràng. Không chỉ để người khác nắm được nhiệm vụ của họ mà còn để bạn theo dõi được quá trình chung của công việc.
Với các doanh nghiệp sử dụng cùng một ứng dụng, app quản lý công việc có thể hỗ trợ bạn ở giai đoạn này. Ví dụ như app ACheckin, mỗi doanh nghiệp tương ứng với một workspace (không gian làm việc). Mọi hoạt động trong workspace này sẽ khép kín và liên kết với nhau. Bạn hoàn toàn có thể tạo dự án sau đó phân chia công việc cho từng người. Những người này sẽ nhận được nhiệm vụ từ bạn kèm các thông tin liên quan. Nhiệm vụ khi được giao sẽ hiển thị trong danh sách công việc cá nhân của người tham gia.
Nhắc nhở thực hiện công việc hàng ngày
Tần suất nhắc nhở công việc tác động trực tiếp tới tâm lý làm việc. Nhắc nhở thường xuyên dễ khiến cho bản thân cũng như người khác cảm thấy áp lực và khó chịu. Hơn nữa, nhiều trường hợp bản thân nhiều việc mà quên mất phần việc nào đó thì phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng ngày sẽ phát huy hiệu quả trong việc nhắc nhở.
Các app quản lý công việc trên iphone hay Android cho phép bạn lên lịch nhắc nhở phù hợp, từ đó ứng dụng sẽ tự động áp dụng với từng công việc. Giả sử như bạn thiết lập nhận nhắc nhở 3 ngày hoặc 7 ngày trước khi tới deadline. Với từng công việc, ứng dụng có thể gửi thông báo để nhắc bạn theo thời gian thực hiện bạn đã đề ra trước đó.
Việc nhắc nhở tự động cũng tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý khi làm việc như cảm giác thiếu tin tưởng, gặp áp lực hay thậm chí gây sứt mẻ tình đoàn kết.
Đánh giá công việc đã làm trong app
Nhiều người thường bỏ qua bước tổng kết công việc. Với những dự án hoặc công việc kéo dài, việc tổng kết công việc theo một đơn vị thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, năm) rất quan trọng. Nó góp phần giúp củng cố chất lượng công việc, điều chỉnh kịp thời để đạt mục tiêu. Hơn thế, nó giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất trong suốt quá trình thực hiện.
Rất nhiều ứng dụng đã bổ sung thêm tính năng tổng kết quan trọng này. Bản thân người thực hiện có thể tự đưa ra đánh giá dựa trên những tiêu chí được gợi ý sẵn. Từ đó, phần đánh giá hiệu quả có thể được lượng hoá để dễ theo dõi. Ngoài việc nhìn lại và rút kinh nghiệm cho những nhiệm vụ khác, việc lượng hoá đánh giá sẽ giúp bản thân người đó xem lại được cả quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, một số app quản lý công việc còn cho phép khi một nhóm hoặc doanh nghiệp cùng sử dụng app. Khi đó, kết quả đánh giá công việc cá nhân sẽ được đồng bộ để những người liên quan có thể xem. Trưởng dự án hoặc người quản lý trực tiếp xem được phản hồi từ phía nhân viên. Đánh giá sẽ khách quan hơn bởi có sự chủ động từ hai phía người quản lý và người thực hiện.
Sử dụng công nghệ trong quản lý công việc là cần thiết nhưng có những giai đoạn, phần việc bạn cần tự thực hiện. Hãy trở thành người sử dụng ứng dụng để quản lý công việc thông minh và hiệu quả nhất.
Tham khảo một số app quản lý công việc hàng ngày phổ biến hiện nay được đánh giá là giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp tốt nhất:
8 phần mềm quản lý công việc hàng ngày trên điện thoại tốt nhất
