OKR trong các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam hiện nay được coi như một mô hình xây dựng mục tiêu và đo lường hiệu quả quan trọng, sử dụng để quản lý và định hình cách thức triển khai cho nhân sự. Là mô hình quản lý thúc đẩy hiệu suất cao, hiện đại, OKR đang ngày càng được doanh nghiệp ứng dụng phổ biến và đầu tư nhiều công cụ, phần mềm để theo dõi chu kỳ triển khai khi xây dựng OKR bài bản hơn.
1. OKR là gì?
Có rất nhiều cách hiểu và áp dụng OKR khác nhau tùy vào đặc điểm của tổ chức thực thi, tuy nhiên cách hiểu về OKR là gì thì đều có sự tương tự. OKR là một mô hình quản trị bằng mục tiêu gồm Mục tiêu (O) và Kết quả then chốt (KR).
a. Hiểu đúng về OKR
OKR là phương pháp thiết lập mục tiêu được các đội nhóm và cá nhân sử dụng để xác định mục tiêu đầy thách thức, đâu là ưu tiên của doanh nghiệp và cách thức để đo đếm, theo dõi tiến triển công việc như thế nào cho hiệu quả.
OKRs được thiết lập mục tiêu từ dưới lên để khuyến khích sự tham gia của nhân sự, thay vì đơn giản là yêu cầu từ cấp quản lý đưa xuống cho nhân viên thực hiện. Với cách thức này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 20% thời gian ngồi phân cấp công việc, phân chia đầu việc theo kiểu nối tiếp và khiến nhân viên của mình bị gò bó, làm việc cứng nhắc trong thời đại đề cao sự linh hoạt, sáng tạo.
Hệ thống OKRs tối ưu là hệ thống khuyến khích bản thân nhân viên sẽ tự thiết lập vài mục tiêu quan trọng của mình và tự vạch ra hành trình để mình về đích một cách nhanh, chuẩn, hiệu quả nhất. Khi một nhân viên tự xây dựng cách thức để họ đạt được mục tiêu gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp thì bộ máy vận hành sẽ trơn tru và đội ngũ nhân sự sẽ “lớn mạnh” hơn.
Trong quá trình thực hiện, OKR cũng có thể linh hoạt điều chỉnh nếu hoàn cảnh thay đổi và mục tiêu lúc ấy không còn giá trị để triển khai nữa.
Lịch sử phát triển OKR
OKR được công khai minh bạch và thúc đẩy sự hợp tác giữa các đầu mối phụ thuộc lẫn nhau để các phòng ban đều có thể về đích cùng một lúc. Phương pháp này giúp nhân viên biết được người khác đang làm gì, họ giúp được gì cho mình và ngược lại. Họ cũng có thể xác định đâu là nguyên nhân kìm chân mình đạt đến kết quả được đặt ra và tìm ra phương pháp xử lý một cách nhanh nhất.
b. Ví dụ về OKR
Một cách dễ hình dung nhất về cài đặt mục tiêu và kết quả then chốt, hãy tham khảo một số ví dụ sau:
Mục tiêu: Tổ chức một đêm nhạc thành công về lợi nhuận tại câu lạc bộ vào tháng 5/2023
Kết quả then chốt để đạt được mục tiêu
- Lấp đầy 95% chỗ ngồi trong đêm nhạc
- Bán được ít nhất 50 vé đồ uống trong menu đặc biệt của đêm nhạc.
- Nhận được tối thiểu 100 lượt đánh giá, check in trước, trong và sau sự kiện 2 ngày.
Như vậy chúng ta có thể thấy:
- Xây dựng mục tiêu (Objective) phải đảm bảo tiêu chí có thể thực hiện được, có khung thời gian hoàn thành rõ ràng.
- Xây dựng kết quả then chốt (Key Results) phải đảm bảo sự rõ ràng, có thể thực hiện được và có thể đo lường một cách chính xác. Thông thường mỗi mục tiêu có thể có từ 3-5 kết quả then chốt và tiếp tục chẻ nhỏ cho từng bộ phận/cá nhân để đạt được.
2. Phân loại OKR
a. OKRs cam kết
Theo cuốn “Làm điều quan trọng” của John Doerr, OKRs cam kết là loại OKR đồng ý hoàn thành 100% mục tiêu đề ra. Trong OKR này, nhân sự buộc phải sắp xếp ưu tiên để sẵn sàng “chạy đua”, buộc phải đạt đến đỉnh cao nhất là hoàn thành O.
Nếu không thể đạt được 100% kỳ vọng thì cần phải chỉ ra cụ thể vì sao không đạt được, cần thay đổi nguồn lực, kế hoạch, thời gian như thế nào để đảm bảo chắc chắn sẽ thắng được mục tiêu.
b. OKRs mở rộng
OKRs mở rộng là những mục tiêu cao hơn, vượt cả khả năng hiện tại. Đây là loại OKR vượt khỏi tầm với, có điểm cam kết đạt được thấp hơn 1 và có nhiều biến số thể xảy ra. Rất rõ ràng, việc chỉ đạt được 70% mục tiêu trong OKR mở rộng sẽ vượt xa hơn cả khi doanh nghiệp đạt 100% mục tiêu cam kết. Đây là mô hình OKR được Google ưu chuộng và đã thành công vang dội.
Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn đưa ra OKR cam kết ở thời gian đầu để nhân sự làm quen và không bị choáng váng bởi những yêu cầu không tưởng. Ở các giai đoạn bứt phá, họ áp dụng OKR mở rộng để đưa việc kinh doanh tiến nhanh hơn. Một số doanh nghiệp với đội ngũ quản lý tư duy mạnh và đội ngũ dễ thích nghi sẽ lựa chọn áp dụng song song để đẩy nhanh mô hình quản trị mục tiêu hơn.
3. OKR có gì độc đáo?
Dù được “nhào nặn” khác nhau để phù hợp với doanh nghiệp thì nhìn chung OKR vẫn có những đặc điểm nhất định trong hình hài. Cốt lõi của OKR là mang đến những giá trị cho cách thức quản trị mục tiêu, con người cho doanh nghiệp.
a. Linh hoạt
Bằng cách sử dụng các chu kỳ ngắn gọn (năm, quý, tháng) và thường xuyên có sự đo lường, đánh giá, điều chỉnh nguồn lực để phù hợp với hoàn cảnh đạt được mục tiêu, OKR có độ linh hoạt đến sống động.
b. Thiết lập mục tiêu hai chiều, tăng sự chủ động
OKR không phải mô hình phân việc theo tầng hay bắt buộc có tính nối tiếp. Nó không phải là thứ mà lãnh đạo đưa ra rồi yêu cầu phòng này làm A, phòng kia làm B.
OKR có cách tiếp cận từ dưới lên và khiến mỗi nhân sự đều cần tham gia để tự mình đặt ra mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu để đi đến đích chung cùng nhau. Cách thức này nhanh hơn, đơn giản hơn và tăng độ tương tác tốt hơn. Đối với những nhóm làm việc ở quy mô lớn cũng sẽ có lúc áp dụng OKR phân cấp. Tuy nhiên, OKR “hàng ngang” phải luôn có các KRs then chốt trong mỗi nhóm nhỏ.
c. OKR có thể đo lường một cách liên tục, rõ ràng, minh bạch
Giữa KR “Tăng lượt tài khoản đăng ký” với KR “Tăng 25% lượt tài khoản đăng ký trong tháng 5 so với tháng 4” thì rõ ràng cái thứ 2 tốt hơn rất nhiều. Làm sao doanh nghiệp có thể biết họ đã thành công hay chưa nếu như không có số liệu, thành quả nào chứng minh?
Mỗi mục tiêu và kết quả then chốt đưa ra đều phải có con số rõ ràng và phải có những chỉ số, công cụ để theo dõi, thống kê được nó. Tiêu chí hàng đầu của OKR là không được mù mờ hay quá viễn tưởng đến mức không thể định hình nó trong thực tế. Các thước đo OKR phải rõ ràng ở mọi điểm (ví dụ: “Tăng trưởng lượt đăng ký” trong một tháng hay một tuần là hoàn toàn khác nhau).
4. Cách viết OKR hiệu quả
Áp dụng công thức viết OKR chuẩn để viết OKR hiệu quả: Tôi sẽ đạt [X] bằng kết quả [Y] Trong đó X là mục tiêu và Y là kết quả then chốt, làm thế nào để chúng ta xác định được mình đang ở đâu hay đã thành công so với mục tiêu đề ra chưa.
Đối với mục tiêu:
- Đảm bảo mục tiêu rõ ràng, không mù mờ
- Đảm bảo tính thực tế (bất kể đó là mục tiêu vượt khỏi tầm với hay không)
- Đảm bảo giá trị của mục tiêu đối với doanh nghiệp
Đối với kết quả then chốt:
- Đảm bảo kết quả có thể đo đếm được bằng những chỉ số, kết quả cụ thể
- Thay vì mô tả kết quả bằng những hành động thì hãy đưa ra đích đến cuối cùng của kết quả có thể đo lường được
Xem thêm: Cách viết OKR hiệu quả chỉ trong 8 bước
a. Những lỗi cần phải tránh
Đặt quá nhiều OKR mà không xác định đâu là ưu tiên hàng đầu Coi OKR như những “ticket” giao từng việc cho nhân viên làm Không điều chỉnh OKR, thiếu sự giám sát thường xuyên
b. Phương pháp chấm điểm OKR thành công từ Google
Là một case study thành công với OKR, Google đạt ra cách chấm điểm trên thang từ 0,0 đến 1,0. Họ triển khai OKRs ở 3 cấp độ: cá nhân, phòng ban, công ty và tính điểm cho từng cá nhân, sau đó là trung bình của tập thể. Điểm tuyệt vời trong OKR của Google là từ 0,6 – 0,7 (tương đương hoàn thành 60% – 70%) do áp dụng OKR mở rộng với những mục tiêu đầy thách thức và tham vọng.
5. Có những công cụ nào có thể quản lý OKR?
a. Hệ sinh thái Google
Excel/ Google Sheets là một trong những công cụ phổ biến để thiết lập và quản lý OKR cho doanh nghiệp. Tải ngay một số mẫu OKR có sẵn bạn có thể dùng để xây dựng OKR & theo dõi liên tục tại đây
b. Các phần mềm quản lý nhân sự HRM, HCM
Hiện nay có rất nhiều đơn vị Việt đang cung cấp các bộ giải pháp chuyên biệt để vận hành OKRs. Điểm đặc biệt là các công cụ này được thiết kế riêng với khả năng điều chỉnh linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong xây dựng OKR và văn hóa CFRs (giao tiếp, phản hồi, ghi nhận).
Ví dụ với phần mềm ACheckin – phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp, các tính năng phục vụ riêng cho hoạt động quản trị hiệu suất bằng mục tiêu được thiết lập chi tiết:
- Số hóa mục tiêu hiệu quả: thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu theo nhiều kịch bản, đồng bộ chỉ trên một hệ thống
- Gán mục tiêu cho nhân sự theo từng tab quản lý
- Dashboard theo dõi tiến độ real time
- Phân tích kết quả then chốt theo từng cá nhân, phòng ban, tổ chức
- Ban quản lý dễ dàng theo dõi Mục tiêu, chỉ tiêu kỳ vọng, % hoàn thành, owner, import chỉ tiêu thực tế từ file excel (CMS) chỉ trên một dashboard
Để thiết lập quản trị mục tiêu cho cả một doanh nghiệp (bất kể quy mô từ nhỏ đến lớn) trên một phần mềm đều dễ dàng khi doanh nghiệp của bạn đã có tư duy xây dựng OKR hiệu quả và sẵn sàng làm quen với công cụ quản lý tự động mới.
Để khai thác triệt để khả năng của phần mềm quản lý OKR chuyên biệt cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với ACheckin theo hotline để được tư vấn và hướng dẫn hoàn toàn miễn phí.
