Với tính chất đặc thù (nhiều cơ chế lương khác nhau, liên quan đến tiền công, phúc lợi, khấu trừ thuế, bảo hiểm…) mà nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng phần mềm tính lương cá nhân nhằm giúp bộ phận hành chính nhân sự có thể xử lý công lương một cách chuẩn xác, tiết kiệm thời gian, cắt giảm các quy trình đối chiếu giấy tờ dễ xảy ra sai sót. Vậy kế toán, HR nên lưu ý gì để không bị “khớp” khi chuyển sang tự động hóa tính lương và lựa chọn phần mềm tính lương thật sự phù hợp cho mình?
1. Phần mềm tính lương cá nhân là gì?
Phần mềm tính lương cá nhân là công cụ không thể thiếu của bộ phận hành chính nhân sự nhằm quản lý tiền lương và phúc lợi cho người lao động theo quy định của pháp luật và doanh nghiệp.
Một phần mềm tính lương “xịn” phải xử lý được công lương nhanh chóng, chính xác theo từng cách tính lương hiện hành (Lương 3P, lương ngạch bậc, lương hoa hồng, lương sản phẩm, lương thời gian, lương khoán) và có nhiều tính năng khác đáp ứng được nghiệp vụ C&B của hành chính nhân sự.
Theo thống kê, lương thưởng phúc lợi chiếm tận 16,7% mối quan tâm của nhân viên và chủ doanh nghiệp tại Việt Nam. Thực tế, việc theo dõi và tính toán bảng lương cho một doanh nghiệp quy mô nhỏ, chỉ từ >15 nhân sự đã không hề dễ dàng bởi mỗi nhân viên lại có mức lương, phúc lợi và hoàn cảnh khấu trừ khác nhau.
Bên cạnh chính sách lương thưởng hợp lý để tạo động lực làm việc, 90% nhân viên rất quan tâm đến việc nhận lương đúng hạn, minh bạch, rõ ràng và cho rằng đây là một trong những yếu tố quan trọng của Employee Experience – trải nghiệm nhân viên để họ an tâm làm việc nâng cao hiệu suất, gắn bó với doanh nghiệp dài lâu hơn.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới chỉ chú trọng đến việc xây dựng cơ chế lương và theo dõi công lương thủ công do ngần ngại đầu tư vào công nghệ vì chưa nhìn nhận được sự hiệu quả mà phần mềm quản lý nhân sự mang đến, sợ khó sử dụng và lo lắng rò rỉ bảng lương.
Việc khuyết thiếu trong sử dụng phần mềm tính lương cá nhân tự động khiến nhiều kế toán, HR phải tốn nhiều thời gian để rà soát giấy tờ mà vẫn gặp tỷ lệ sai sót cao – đặc biệt vào các thời gian cao điểm như kỳ chốt công trả lương, kỳ tăng lương, nhân sự nghỉ việc, quản lý nhiều dự án mới hay máy chấm công không nhận dữ liệu, thay đổi công thức chấm lương – nhuận cho hàng trăm nhân sự…
2. Phần mềm tính lương cần thiết cho việc tính toán thuế và lương của nhân viên
Phần mềm tính lương hiện đại, nâng cao thỏa mãn được mọi nhu cầu liên quan đến xử lý công lương cho cả bộ phận HR lẫn nâng cao trải nghiệm của nhân viên trong mỗi chu kỳ trả lương.
2.1 Đối với bộ phận nhân sự, kế toán, HR:
-
Tối ưu thời gian, nhân lực và chi phí toàn diện:
Quy trình tính lương tự động trên phần mềm giúp tự động hóa 95% nghiệp vụ của người nhân sự – đồng nghĩa với việc họ có thể tiết kiệm đến tối thiểu từ 7-10 ngày làm việc/tháng so với thời gian để xử lý công lương theo các thủ công, tiết kiệm đến 80% chi phí cho doanh nghiệp.
-
Độ chính xác hoàn hảo, đảm bảo an toàn về bảng lương và các chính sách pháp luật
Phần mềm tính lương được liên kết chặt chẽ với các tính năng kiểm soát chấm công, quy đổi số giờ làm của nhân viên để xác định chính xác số tiền phải trả. Đồng thời công cụ sẽ tự động khấu trừ thuế từ tiền lương nhân viên, hạch toán chi phí làm thêm giờ và các chi phí phúc lợi khác (trợ cấp ăn trưa, gửi xe, teambuilding…) Như vậy, HR có thể đảm bảo hoạt động trả lương diễn ra chính xác, an toàn và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các chính sách của pháp luật về lao động, bảo hiểm và nộp thuế.
Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp cách tính lương cơ bản chuẩn nhất 2023
-
Tập trung vào Employee Experience – trải nghiệm nhân viên
Nhìn chung, các phần mềm tính lương cá nhân tự động, quản lý nhân viên chỉ trên một nền tảng di động duy nhất được sinh ra với mục tiêu giúp HR có thể giảm tải các công việc bàn giấy và tập trung xử lý công việc chuyên môn một cách nhanh, hiệu quả nhất. Đặc biệt, nó giúp HR nâng cao khả năng đọc và xử lý số liệu một cách thông minh, dễ hiểu, áp dụng công thức tính toán nâng cao linh hoạt hơn hẳn excel thông thường.
Khoảng thời gian được tối ưu còn lại HR có thể tập trung vào khai thác dữ liệu con người qua các số liệu, báo cáo tích hợp trên phần mềm để có dự báo về chi phí nhân sự, hướng tổ chức chính sách phù hợp, nuôi dưỡng nhân tài cho doanh nghiệp, nâng cao trải nghiệm nhân viên 5 sao.
2.2 Đối với người lao động
Sự minh bạch, rõ ràng, x2 sự hài lòng về chế độ tiền lương là lợi ích lớn nhất mà người lao động nhận được khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ tính lương tự động.
Phần mềm tính lương cá nhân giúp giảm đến 95% tình trạng khiếu nại về việc chậm lương, thiếu lương, khấu trừ sai chỉ trong 1 tháng đầu áp dụng. Công cụ tự động xuất phiếu lương chi tiết cho từng nhân sự, giúp họ dễ dàng theo dõi kết quả lao động của mình cùng trách nhiệm nộp thuế, chi trả bảo hiểm trong một tháng theo từng đầu mục rõ ràng.
Thông qua các dữ liệu công lương, doanh nghiệp chi trả đúng số tiền, đúng thời điểm cho người lao động thông qua phương thức thanh toán tiện lợi cho họ nhất, biết được nhân sự của mình làm việc với hình thức nào là hiệu quả nhất để điều chỉnh chính sách cho phù hợp. Đây là yếu tố quan trọng để cá nhân cân nhắc khi lựa chọn công ty, môi trường làm việc lành mạnh để làm việc và gắn bó lâu dài.
3. Lựa chọn phần mềm tính lương cá nhân nên có những gì?
Ví dụ của một phần mềm tính lương tiêu chuẩn
3.1 Đáp ứng được các kịch bản tính lương tự động, chuyên biệt từng ngành nghề
Các phần mềm tự tính lương cá nhân dù sử dụng offline hay dữ liệu trên cloud cũng cần có tính linh hoạt và tùy chỉnh cao để đáp ứng các cơ chế tính lương của doanh nghiệp Việt Nam.
Ví dụ với phần mềm tính lương ACheckin, phần tính lương được xây dựng để HR có thể dễ dàng thiết lập các mẫu công thức cộng trừ nhân chia như trên excel để ứng dụng vào 6 kịch bản lương phù hợp với đặc thù của từng loại hình lao động/phòng ban/chi nhánh:
- Lương 3P
- Lương ngạch bậc
- Lương hoa hồng
- Lương sản phẩm
- Lương thời gian
- Lương khoán
HR có thể tự chủ động điều chỉnh các công thức tính toán nâng cao mà không cần phải biết về code, không cần chờ đợi sự can thiệp từ đội ngũ IT.
3.2 Khả năng đồng bộ dữ liệu tính lương đa nguồn
Phần mềm tự tính lương cá nhân bắt buộc phải liên kết được với dữ liệu bảng chấm công và hồ sơ nhân sự của người lao động để tính toán chính xác số tiền phải trả. Đặc biệt, với cá nhân liên quan đến lương hoa hồng, lương hiệu suất, phần mềm cần tích hợp đa dạng dữ liệu từ các phần mềm theo dõi hiệu suất kinh doanh như CRM, ERP để có kết quả chính xác nhất.
3.3 Điều chỉnh kỳ lương linh hoạt
Nhiều doanh nghiệp xây dựng cơ chế trả lương theo kỳ/tháng/tuần hoặc trả lương cứng trước và trả nhuận, lương hoa hồng vào kỳ sau, tùy theo nhu cầu hoặc hình thức lao động của nhân sự (CTV, part-time, lao động mùa vụ, lao động theo giờ/tuần…).
Phần mềm tính lương cá nhân cần có khả năng thay đổi linh hoạt kỳ công lương mà không thay đổi đến công thức tính lương đã được quy định theo cơ chế.
3.4 Xây dựng được hệ thống báo cáo chi phí lương trực quan
Doanh nghiệp cần kiểm soát quỹ lương chặt chẽ thông qua các báo cáo từ nhân sự. Phần mềm tính lương tự động giúp HR bóc tách từng phần dữ liệu lương, thưởng, thuế, bảo hiểm xã hội thành các báo cáo, bảng biểu trực quan, dễ dàng đọc hiểu số liệu để đưa ra nhận xét, phân tích và dự báo chi phí nhân sự cho ban giám đốc.
Một số phần mềm tính lương đang làm rất tốt phần tracking này với hệ thống human analytics chuyên sâu, ví dụ như báo cáo hiệu quả sử dụng nguồn vốn từ ACheckin.
Đâu là phần mềm tính lương miễn phí mà doanh nghiệp nên sử dụng
-
Hệ thống bảo mật cao cấp
Một trong những ngần ngại lớn nhất của doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm tính lương là việc bị lộ phiếu lương cá nhân.
Các phần mềm tính lương cá nhân hoạt động dựa trên nền tảng cloud cần đảm bảo hệ thống server khỏe mạnh, bảo mật tiêu chuẩn, mã hóa dữ liệu đầu cuối, phân quyền truy cập thông minh, theo dấu hành vi của từng tài khoản bằng log lịch sử và hệ thống cảnh báo real time.
-
Dễ sử dụng, áp dụng nhanh, quản lý dễ dàng từ xa
Tại sao phải tốn thời gian sử dụng những phần mềm quá nhiều bước thao tác, cồng kềnh không khác gì việc rà soát giấy tờ truyền thống?
Một phần mềm “win” trong lòng HR phải là phần mềm dễ hiểu, dễ dàng làm chủ cả hệ thống tính năng chỉ trong vòng 3-5 ngày tiếp xúc.
Nghiệp vụ xử lý trên phần mềm chỉ cần tốn từ 2-3 click thao tác, hệ thống truyền tải thông tin lương đến điện thoại từng nhân viên nhanh gọn chỉ trong 1 nút bấm. Đặc biệt, mọi thao tác từ ứng lương, duyệt phiếu lương, kiểm tra hai chiều có thể xử lý mọi lúc mọi nơi chỉ trên một app làm việc.
Phần mềm tính lương cá nhân đang là một trong những công nghệ không thể thiếu trong doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp không chỉ cần tập trung vào tự động hóa trong hoạt động marketing, bán hàng mà còn phải đầu tư vào chuyển đổi trong quản lý con người để nâng cao hiệu suất nhân sự, giữ chân và phát triển nhân tài cho doanh nghiệp.
Nếu bạn còn thắc mắc về phần mềm tính lương cá nhân! Gọi ngay với chuyên gia hàng đầu về quản lý nhân sự ACheckin để được tư vấn miễn phí: 0888 684 366
