Trong thời đại công nghệ 4.0, truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là một phần không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, hãy cũng tham khảo bài viết dưới đây.
Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là gì?
Đối với doanh nghiệp, truyền thông nội bộ (Internal Communication) là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên trong cùng doanh nghiệp. Các hoạt động này giúp truyền tải giá trị cốt lõi, tầm nhìn của doanh nghiệp, thông điệp từ các cấp lãnh đạo tới nhân viên; đồng thời cũng góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết, gắn bó trong nội bộ công ty.
Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Xét trên thực tế, truyền thông nội bộ có vai trò đặc biệt quan trọng và không thể thiếu trong quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp được thể hiện ở các khía cạnh sau:
Tăng hiệu quả kinh doanh
Hiệu quả kinh doanh vốn là mục tiêu tối cao của tất cả các các doanh nghiệp và đây cũng là vai trò hàng đầu của công tác truyền thông nội bộ trong công ty.
Truyền thông nội bộ là cầu nối truyền tải thông tin nhanh cóng giúp các phòng ban, nhân viên tiếp nhận kịp thời và chính xác, từ đó tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban. Một khi nhân viên đã nắm rõ tư tưởng, mong muốn, yêu cầu của cấp lãnh đạo sẽ thực hiện công việc có trách nhiệm, năng suất và hiệu quả hơn.
Đồng thời, các mong muốn, góp ý của nhân viên được gửi gắm qua các kênh truyền thông nội bộ đến lãnh đạo gíup họ hiểu được nhu cầu của nhân viên, vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải từ các khâu nhỏ nhất,.. để khắc phục và tăng hiệu quả kinh doanh.
Góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp
Trong mỗi doanh nghiệp, nhân viên được ví như hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp ấy. Những cảm xúc, suy nghĩ và hành động của nhân viên khi chia sẻ về doanh nghiệp sẽ phần nào cho thấy văn hoá doanh nghiệp đó như thế nào. Do vậy, nếu truyền thông nội bộ được thực hiện tốt sẽ góp phần tạo nên sức mạnh tập thể giúp truyền thông tích về doanh nghiệp, giảm chi phí và đạt hiệu quả bền vững trong công cuộc xây dựng và phát triển hình ảnh doanh nghiệp.
Đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả cũng giúp gây dựng niềm tin, ủng hộ từ khách hàng cũng như một điểm cộng cho việc gọi vốn đầu tư. Đồng thời, khi truyền thông nội bộ tốt cũng chính là cách thức giúp cho các cổ đông và ban lãnh đạo gắn kết, tránh bị thâu tóm trên thị trường cũng như nâng cao sức cạnh tranh, đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Cách truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả
Xây dựng đội/nhóm truyền thông nội bộ chuyên nghiệp
Để công tác truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao, trước hết doanh nghiệp cần có những người phụ trách có chuyên môn thay vì giao cho bộ phần Nhân sự chịu trách nhiệm. Vì thế, việc xây dựng một đội/nhóm truyền thông văn hoá nội bộ doanh nghiệp bao gồm các nhân viên PR nội bộ là vô cùng cần thiết.
Với chuyên môn và sự năng động, nhiệt huyết, các nhân viên này sẽ đóng vai trò như một cầu nối truyền tải thông điệp từ lãnh đạo đến nhân viên đồng thời tổng hợp, ghi nhận các ý kiến của nhân viên & thực hiện các hoạt động gắn kết tập thể.
Gia tăng tương tác hai chiều
Để các thành viên trong một tập thể đoàn kết và gắn bó lâu dài, chắc chắn không thể thiếu các hoạt động tương tác, khích lệ, động viên nhân sự. Các cuộc thi nhân viên xuất sắc, khen thưởng đội/nhóm sáng tạo hay các hoạt động Team building, Year End Party,… được tổ chức sẽ giúp nhân viên cảm thấy được thấu hiểu, dễ dàng chia sẻ, tương tác với nhau hơn,
Xác định đúng các kênh truyền thông
Mỗi doanh nghiệp lại có tính chất và văn hoá sử dụng các sản phẩm truyền thông khác nhau, vì thế các nhân viên phụ trách công tác truyền thông nội bộ cần chủ động tìm hiểu xem đâu là kênh truyền thông phù hợp với công ty mình như tạp chí, bảng tin, mạng xã hội nội bộ hay email,…
Đặc biệt trong thời đại 4.0, khi hầu hết nhân viên đều sở hữu ít nhất 1 thiết bị di động thông minh thì xu hướng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp được nhiều công ty lựa chọn chính là mạng xã hội nội bộ. Thông qua đó, doanh nghiệp truyền tải thông điệp đến nhân viên, tổ chức các hoạt động nội bộ một cách dễ dàng, chi phí thấp.
Một trong những phần mềm tích hợp mạng xã hội nội bộ hiện nay có thể kể đến ACheckin. Ứng dụng cho phép gửi thông báo đến toàn thể nhân viên về các hoạt động, sự kiện hay thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo. Với cách thức chấm công thông minh, doanh nghiệp cũng dễ dàng cài đặt lời chào tự động để động viên, khích lệ nhân viên mỗi khi đến công ty làm việc.
Ngoài ra, tính năng Workplace như một mạng xã hội nội bộ thu nhỏ cho phép tổ chức các sự kiện, bình chọn online. Nhân viên công ty có thể tham gia bình luận, bày tỏ cảm xúc, ý kiến về các vấn đề để Ban lãnh đạo có thể tiếp nhận thông tin từ nhân viên một cách dễ dàng hơn. Từ đó thực hiện một số điều chỉnh sao cho phù hợp hơn.
Bạn đọc có thể tải và dùng thử miễn phí ACheckin cho điện thoại iOS và Android tại: https://acheckin.vn/download
Có thể thấy, mỗi doanh nghiệp đều có văn hoá nội bộ riêng và để phát triển văn hoá này cần đẩy mạnh các hoạt động truyền thông nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Xem thêm:
Muốn văn hoá doanh nghiệp lớn mạnh phải phát triển 5 yếu tố sau
