Cụm từ “work from home” không còn quá xa lạ, đặc biệt trong thời điểm Covid 19 liên tục có những diễn biến phức tạp, và làm việc tại nhà trở thành một phần tất yếu. Tuy nhiên, khi khắp nơi phải áp dụng làm việc từ xa, họp qua môi trường ảo, thì rất nhiều người gặp khó khăn trong việc thay đổi thói quen, trải nghiệm từ việc mặt đối mặt lên online.
Rất may, luôn có những phương thức đã được thực nghiệm giúp cho các hoạt động giao tiếp, họp hành online hoạt động trơn tru. Và dưới đây là 10 chiến thuật rất đơn giản giúp bạn dễ dàng trở thành “chuyên gia” giao tiếp khi làm việc từ xa.
Chiến thuật 01: Xác định rõ mục tiêu cuộc giao tiếp
Cũng quan trọng như khi gặp mặt trực tiếp, mỗi buổi gặp mặt online cũng cần có mục tiêu cần đạt được. Bạn đang muốn đưa ra thông báo, thu thập thông tin, tìm kiếm giải pháp, đưa ra quyết định hay bất cứ điều gì. Nếu bạn không có mục đích, buổi họp sẽ thiếu định hướng, lan man và tốn thời gian của tất cả mọi người.
Một khi bạn xác định mục tiêu, thì cũng cần nêu rõ thời gian cuộc họp, số người tham gia, và mức độ tương tác mong muốn. Ví dụ, nếu bạn đưa ra cuộc họp để thông báo về quy định làm việc từ xa và kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, bạn sẽ không tìm kiếm quá nhiều ý kiến mà thay vào đó chỉ cung cấp thông tin và trả lời câu hỏi của mọi người. Với việc thông tin chủ yếu một chiều, thì bạn có thể gọi nhiều người tham gia buổi họp hơn so với một buổi họp xin ý kiến.
Chiến thuật 02: Nói rõ những mong muốn của bạn
Đa phần mọi người sẽ làm theo yêu cầu của bạn khi mà bạn đã làm mẫu cho họ trước đó. Vì thế, hãy rõ ràng và thẳng thắn. Nếu bạn muốn mọi người bật camera, hãy bật sẵn slide chỉ rõ yêu cầu của buổi họp. Nếu bạn muốn họ giơ tay phát biểu, bạn cũng phải giơ tay khi đưa ra câu hỏi. Nếu bạn muốn mọi người gõ vào khung chat, bạn cũng cần phải làm thế. Bạn càng rõ ràng bao nhiêu trong yêu cầu và hành động của mình, thì bạn càng dễ nhìn thấy kết quả mong muốn.
Chiến thuật 03: Chia sẻ về lộ trình
Một lộ trình giao tiếp với các danh sách ý cần nói rõ ràng cũng sẽ giúp cuộc giao tiếp trực tuyến trở nên hiệu quả không kém khi trao đổi 1:1 trực tiếp. Trong buổi họp, sẽ rất hữu ích khi bạn thường xuyên chỉ ra tất cả đang ở giai đoạn nào, tiếp theo sẽ nói về điều gì. Việc này giúp mọi người tập trung hơn vào vấn đề đang được nêu ra, cũng như kéo những ai đang bị xao nhãng trở lại buổi họp. Ngoài ra, nó giúp mọi người thấy rõ buổi họp đang có tiến triển, tránh đi sự nhàm chán.
Chiến thuật 04: Thích ứng với sự đa dạng công nghệ
Khi xét đến công nghệ, trong thế giới ảo không có sự công bằng. Trong một buổi họp trực tuyến, một số người tham gia sẽ có mạng internet mạnh như NASA, trong khi một số người sẽ có tốc độ mạng chậm hơn, hoặc phải dựa vào 3G/4G.
Vì vậy, cần phải nhận ra và chuẩn bị ứng phó trước với những vấn đề gây ra bởi công nghệ. Ví dụ như, bạn có thể lưu lại buổi họp và gửi cho những người khó tham gia do mạng chậm không? Bạn có cần gửi trước slide cho mọi người không? Bạn càng chuẩn bị kỹ bao nhiêu, thì vấn đề về công nghệ càng nhỏ bấy nhiêu.
Chiến thuật 05: Vào sớm và bắt đầu đúng giờ
Nếu có thể, hãy có mặt tại buổi họp trực tuyến sớm hơn những người khác. Thời gian đó là lúc bạn kiểm tra lại sự chuẩn bị của mình, phát thiện lỗi liên quan đến công nghệ, phần mềm, camera, míc,… Bạn sẽ có thời gian để điều chỉnh chỗ ngồi, và chào đón những người cũng online họp sớm. Ngoài ra, đến sớm giúp người khác không phải đợi trong hàng chờ, lúc họ đợi bạn là lúc họ sẽ đi làm những công việc khác, bạn sẽ mất công gọi họ trở lại buổi họp.
Chiến thuật 06: Chấp nhận rằng bạn đang trong “cuộc chiến” giành sự chú ý
Họp online là cơ hội để mọi người multi-task (làm nhiều việc một lúc). Kể cả khi bạn là người nói rất hay, bạn vẫn sẽ phải giành sự chú ý của người nghe khỏi tin nhắn, email, công việc khác, hay bất kì điều gì gây xao nhãng của họ. Bạn sẽ phải bỏ ra gấp đôi, thậm chí gấp ba sức lực để giữ mọi người tập trung so với một buổi họp trực tiếp.
Bật camera và yêu cầu mọi người cũng làm vậy chỉ là bước đầu, bạn sẽ phải nghĩ ra cách để mọi người dán mắt vào màn hình hoặc tài liệu bạn đưa ra, và điều này phải lặp lại 2 phút mỗi lần. Mọi người cần phải tham gia vào buổi họp. Nếu họ không tương tác với bạn, họ sẽ làm việc khác.
Chiến thuật 07: Tạo sự đa dạng
Cuộc họp càng dài, thì bạn càng phải tạo ra sự đa dạng. Ví dụ như bạn đang muốn khảo sát mọi người, có thể yêu cầu mọi người giơ ngón trỏ trước camera, hoặc sử dụng phần mềm, hoặc yêu cầu mọi người gửi tim qua chat,.. Ý tưởng là giúp mọi thứ không quá lặp đi lặp lại và dễ đoán.
Chiến thuật 08: Cân bằng câu chuyện
Một người điều phối buổi họp tốt hành động để bảo đảm sự cân bằng. Ví dụ như, “Tôi sẽ đưa ra câu hỏi tiếp theo chỉ dành cho những bạn nhóm hai, đó là Nam, Hưng, Hà.” Với cách nói như vậy, sẽ không cá nhân nào bị chỉ định riêng, nhưng nhóm ba ngươi đó sẽ có tinh thần chuẩn bị tương tác với bạn.
“Nếu bạn thích trả lời bằng chat box, hay nói trực tiếp, hay gửi tin riêng cho tôi, cứ thoải mái lựa chọn cách bạn làm.” Sự đa dạng được đưa ra giúp tạo sự an tâm cho tất cả mọi người.
Chiến thuật 09: Tính đến đội hỗ trợ
Sẽ mất thời gian để làm chủ hoàn toàn phần mềm online bạn sử dụng, nhất là với những ai bận rộn, có nhiều cuộc họp hàng ngày. Nếu bạn đang phải điều phối cuộc họp lớn, hay nhiều cuộc họp liên tục, hãy tính đến việc có một đội hỗ trợ. Chỉ ra một người chuyên xử lý vấn đề công nghệ, một người chuyên thu thập thông tin từ chat box chẳng hạn.
Chiến thuật 10: Giới hạn và tận dụng triệt để thời gian
Không ai muốn ngồi nghe liên tục hai tiếng đồng hồ. Nếu bạn định mở một cuộc họp lớn kéo 6 tiếng, và nhồi rất nhiều vấn đề quan trọng vào, hãy suy nghĩ lại. Với những buổi họp chỉ mang tính thông báo, chia sẻ thông tin, hãy giới hạn lại chỉ trong 1 tiếng. Với buổi họp yêu cầu trao đổi, tranh luận nhiều, cũng chỉ nên kéo dài 2 tiếng một lần.
Bạn cũng không nên lên lịch họp hơn 4 tiếng một ngày. Và hãy nhớ tạo ra những khoảng nghỉ, giờ giải lao giữa những buổi họp. Nếu bạn muốn họp cho ra vấn đề, hãy nghĩ đến việc tách ra làm những buổi họp nhỏ với từng nhóm người liên quan.
Bên cạnh những chiến thuật giao tiếp hiệu quả, thì ứng dụng công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa cũng dần trở thành xu hướng trong thời đại số. Giao tiếp từ xa hiệu quả không chỉ là cách thức giúp việc trao đổi công việc trở nên dễ dàng hơn mà còn giúp nhà lãnh đạo có thêm thời gian cho những công việc quan trọng khác.
ACheckin tự hào đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp với giải pháp quản trị nhân sự hiện đại, minh bạch và tiết kiệm. Để tìm hiểu thêm về tư vấn giải pháp phù hợp nhất với quy mô doanh nghiệp, bạn vui lòng tham khảo ngay TẠI ĐÂY
